En la aplicación se pueden realizar autofacturas a los proveedores marcando en la ficha del proveedor la opción de Generar numeración automática de facturas, utilizando el Contador autonumeración para registrar el último número de factura generado.

En la vista de Gestionar facturas de proveedores cuando se indique un proveedor con autofacturas el cuadro de texto de la factura se desactivará, ya que el número de factura se establecerá de forma automática por la aplicación.

Una vez registrada, el número de factura será el resultado de aplicar el formato establecido en el parámetro MASCARA_DOCUMENTO, utilizando para ello el código del proveedor como serie y el contador de autonumeración como número para formatear el resultado. Además, las facturas de proveedor quedarán marcadas a través del campo Autofactura para identificar este tipo de facturas de proveedor.

1. La empresa se acoge a un sistema de recogida (punto verde)
2. La empresa se encarga de la recogida de los envases.

Las empresas que optan por la primera opción, el sistema de punto verde, deben poner en el etiquetado de cada producto el logotipo del punto verde y pagar un canon por este sistema de recogida, evidentemente todo esto supone un sobrecoste económico. Cada producto cotiza por todos y cada uno de los materiales que lo componen: bote de cristal, plástico, tapones de aluminio, etc….así pues, cada producto tiene un coste diferente según los materiales que lo compongan. Por tanto, la empresa envasadora, paga dicho canon, luego al emitir la factura a sus clientes, cobra un porcentaje y el mismo producto es cargado también con la cantidad correspondiente.

Los puntos básicos a considerar para la inclusión del punto verde en la factura deben realizarse respetando las limitaciones que marca la legislación en términos de facturación y con el fin de minimizar el impacto en los sistemas informáticos de las empresas, en base a estos dos aspectos se acuerda:

1. Tanto si las negociaciones envasador cliente, son a precio bruto como a precio neto, el importe neto total por línea en una factura, incluye el valor del punto verde.

2. Cuando no se indique por línea valor de punto verde, se considerará incluido en el precio bruto unitario (tarifa).

3. Cuando el criterio se establezca en base al sistema de precios netos, el precio neto unitario final incluirá el punto verde; cuando deba separarse el punto verde en las facturas aparecerá el anterior precio unitario, la información sobre el punto verde por línea y adicionalmente un precio bruto sin punto verde para diferenciarlo del neto.

4. A nivel línea, cuando se indique el punto verde, este se incorporara como un cargo adicional después de aplicar los descuentos.

5. Con independencia que se indique el punto verde a nivel línea siempre se debe indicar a pie de factura “total punto verde incluido en factura” (únicamente a titulo informativo).

Configuración del punto verde

En Menú / Mantenimiento de tablas / Almacenes  encontramos la opción de Tipos de punto verde, donde definiremos los distintos tipos de punto verde, así como los precios por peso.

Una vez definidos los distintos tipos de puntos verde, se deben indicar los elementos que compondrán el punto verde del artículo y su unidad física correspondiente, para ello podemos hacerlo desde los artículos usando la opción de Punto verde por artículo desde la opción de Consultas o desde la opción Menú / Mantenimiento de tablas / Almacenes.

Por último, cuando se vaya a realizar la factura correspondiente, se guardará en el campo Total punto verde [ImportePuntoVerde] el acumulado de los importes de punto verde correspondientes a los artículos incluidos en dicha factura, pudiendo incorporarlo en los formularios de impresión de facturas.

También se dispone del Informe de ventas de punto verde que permite mostrar el precio e importe acumulado del punto verde de los artículos contenidos en los albaranes de venta facturados. La información se mostrará acumulada en base a los grupos indicados en el asistente (tipo de punto verde, artículo, familia, subfamilia, etc.).

1. En la ficha del cliente o proveedor, en la lista de Direcciones asociadas de la pestaña General, aparecen las direcciones asociadas a dicho cliente o proveedor.

2. Utilice la opción de Añadir de la lista de Direcciones asociadas para crear una nueva dirección. En el caso de que la dirección ya exista, entonces debe seleccionarla y pulsar la opción de Modificar.

3. Una vez estemos editando la ficha de las Direcciones de clientes asociadas, deberá rellenar la información correspondiente a la dirección y deberá marcar la casilla de Dirección facturación para utilizarla en el envío de facturas. Además, dispone de otras opciones, como indicar si se utilizará como dirección por defecto para cualquier operación, de envío de material o de envío de la correspondencia habitual.

4. Por último, en el momento de gestionar la factura, podremos comprobar en la pestaña de Dirección de envío, que aparece la dirección que hemos indicados, aunque también podremos cambiarla manualmente antes de registrar la factura.

Si deseamos modificar algún dato de la factura, debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el registro que deseamos modificar.
2. Usar la opción Ver registro original que se encuentra en Opciones y acciones / Opciones.
3. Una vez en la ficha del registro a modificar, deberemos pulsar sobre la opción Modificar para poder realizar los cambios, aunque sólo podremos modificar los campos que aparecen habilitados.

En el caso de que quisiéramos modificar alguna nota o línea asociada a la factura, entonces debemos ir a la pestaña de Notas para seleccionar la nota que deseamos cambiar y pulsar la opción Ver de la lista. Una vez estemos viendo la nota, entonces debemos seguir los mismos pasos mencionados anteriormente.

En el caso de querer cambiar información de alguna línea de la nota, entonces deberemos seleccionar la línea que deseamos modificar y realizar los mismos pasos mencionados anteriormente.

En la ficha de Clientes en la pestaña de Facturación y cobros se puede marcar si el cliente desea que las facturas se le envíen por correo por e-mail o ambos, de esa forma durante la emisión de facturas nos propondrá el tipo de envío de cada cliente.

En el asistente de Imprimir o enviar facturas de clientes, se mostrarán dos columnas que determinarán si la factura se debe imprimir o enviar por e-mail, de forma que sólo debemos pulsar el botón de Imprimir o E-mail.

La dirección de correo electrónico, donde será remitido el mensaje, será seleccionada siguiendo los siguientes puntos.

1. La dirección de correo electrónico de la dirección de envío asociada en la factura.
2. Se añadirán los e-mails de los Contactos de clientes que tengan marcado el campo Envío facturación, estos e-mails se añadirán como copia al correo electrónico.
3. En caso de que no se haya podido asignar un e-mail en los dos puntos anteriores, se asignará la dirección de correo indicada en la ficha fiscal del Cliente de la factura
4. Si llegados a este punto tampoco existe ningún e-mail para poder enviar la factura, se asignará la dirección de correo indicada en la ficha fiscal de la propia factura.
5. En caso de no poder asignar ningún correo de los anteriores, se devolverá una notificación de advertencia al usuario indicando que no se ha podido enviar la factura.

Puede indicar más de una cuenta de correo electrónica en el mismo campo separando cada e-mail con un punto y coma (;), aunque recomendamos que se especifiquen tantos Contactos de cliente, como sea necesario.

Firma electrónica

Si tiene activado el parámetro FIRMAR_FACTURASPDF y se ha configurado el certificado digital de la empresa, en la creación del fichero PDF se incluye un sello digital que identifica el emisor de la factura, así como ciertos datos que la validan y sobretodo, certifican que la factura no ha tenido modificaciones desde su creación.

Este sello se genera a través del certificado que aporta la empresa emisora de la factura, el cual debe solicitarse a la delegación de Hacienda correspondiente, además almacena el PDF firmado en la gestión de archivos para su consulta o posteriores envíos.

En el caso de no tener activado dicho parámetro, las facturas enviadas en PDF no garantizan el origen y contenido al no disponer de la firma digital.

Configuración de envío

Para que está opción sea operativa tiene que indicar los datos de acceso a su cuenta de correo, que tendrá que especificar en el parámetro EMAIL_SERVER, estos datos deben ser solicitados a la empresa o persona encargada de la gestión de las cuentas de correo de su empresa. Es posible personalizar la cuenta de correo electrónico por usuario estableciendo un parámetro para cada usuario.

Con el botón Evaluar puede realizar una prueba para comprobar que la información indicada en el parámetro es correcta. También puede realizar la prueba de envío desde el servicio externo como SMTP Test Tool para revisar que la información indicada en el parámetro es correcta.

En la opción Plantillas de notificaciones que puede encontrar en Menú / Mantenimiento de tablas / Notificaciones, puede personalizar el asunto y contenido del correo, adaptándolo a la imagen corporativa. Por defecto, la aplicación incorpora una plantilla estándar para los envíos de facturas.

La plantilla puede contener marcadores para indicar el número de factura, importe o la fecha, así como los datos de su empresa. Consulte el parámetro que se indica a continuación para obtener más información sobre los marcadores de datos que puede utilizar en la plantilla de envío de facturas.

En el parámetro EMAIL_PLANTILLA_FACCLI, se debe indicar la plantilla que será utilizada para realizar el envío de las facturas emitidas y en la descripción encontrará información sobre los marcadores de datos.