Inicialmente aparecerá un asistente que solicitará la fecha prevista final y otros criterios de selección, para seleccionar las notas que se utilizarán en la previsión de entregas.

Después aparecerá la vista Entregas pendientes de servir/recepcionar que contiene una lista de líneas de artículos pendientes de entrega agrupadas por fecha prevista y destinatario, permitiendo indicar en cada línea la cantidad a entregar, para posteriormente proceder a realizar la entrega de los artículos de los pedidos o previsiones de traspaso utilizando la opción de Entregar.

 
En la parte superior de la pantalla se incluye una cabecera que requerirá informar de la fecha de entrega, pudiendo incluir información adicional como referencia, agencia transporte y ruta de transporte, que en el caso de incluirse sustituirá a la información original del pedido. 

La lista de artículos pendientes de entrega dispone de distintas columnas con la información relativa a las notas y líneas a entregar, pudiendo configurar las columnas correspondientes a los campos a visualizar, aunque a continuación se destacan los siguientes campos:

En la barra de herramientas disponemos de diferentes opciones que podemos utilizar, destacando las siguientes opciones:

Usando la opción Consultar riesgo cliente que se encuentra en Consultas de la ficha o lista de clientes, se mostrará la pantalla con la información del riego correspondiente al cliente seleccionado. También se puede consultar desde los presupuestos, pedidos y albaranes de cliente, usando la opción correspondiente en Consultas.

A continuación se detallan los diferentes conceptos que se muestran en la consulta de riesgo:

Notas sin riesgo

No se consideran en riesgo aquellas notas de pedidos o entregas con la forma de pago al contado, es decir, que tengan establecido un medio de pago asociado a una cartera con la situación de terminado y cuyo término de pago sólo tenga un plazo con cero días de pago.

Si pulsamos sobre la opción de Detalles, obtendremos información de los vencimientos pendientes, albaranes pendientes, pedidos aceptados y pedidos pendientes.

Las facturas de certificaciones corresponderán con cada una de las certificaciones realizadas, mostrando los importes de las certificaciones anteriores y facturando sólo la diferencia con respecto a la factura de la certificación anterior.

Cómo realizar la primera certificación

Para realizar la primera certificación y facturarla, lo primero que debemos hacer, es localizar el presupuesto aceptado en la lista de Presupuestos de cliente desde Inicio / Presupuestos.

Una vez localizado el presupuesto, desde el mismo o desde la lista de presupuestos, seleccionando el que queremos certificar, desde la pestaña de Opciones y acciones elegiremos la opción de Certificar.

A continuación, nos aparecerá la pantalla de la certificación con la información presupuestada y deberemos indicar en la columna de % Certificado de las líneas, el porcentaje a certificar para su posterior facturación. También se puede utilizar la columna Cantidad en el caso de desear certificar en base a cantidades, en lugar de certificar por porcentajes.

Si deseamos incluir varios presupuestos a la misma certificación, entonces deberemos pulsar sobre Asistente de artículos de la barra de herramientas para elegir la opción de Importar líneas de un presupuesto, de forma que todas las líneas del presupuesto indicado se añadirán a la certificación.

Por último, una vez guardada la certificación podemos utilizar la opción de Gestionar factura para emitir la factura correspondiente a la certificación seleccionada.

Cómo realizar las siguientes certificaciones

Si deseamos realizar la segunda o posteriores certificaciones deberemos realizarlas desde la opción de Certificaciones en Inicio / Ventas, seleccionando la certificación y usando la opción Crear siguiente certificación de la barra de herramientas.

Nos aparecerá una certificación con la misma información que la última certificación y donde debemos indicar el porcentaje o cantidad a certificar en cada una de las líneas, correspondiendo con el acumulado de las certificaciones.

Por ejemplo, si hemos realizado la 1ª certificación con un 30% y hacemos la 2ª certificación con un 50%, al facturar dará como resultado una factura del 20% correspondiente a la diferencia de las certificaciones.

Si deseamos incluir algún presupuesto a la certificación, entonces deberemos pulsar sobre Asistente de artículos de la barra de herramientas para elegir la opción de Importar líneas de un presupuesto, de forma que todas las líneas del presupuesto indicados se añadirán a la certificación.

Por último, una vez guardada la certificación podemos utilizar la opción de Gestionar factura para emitir la factura correspondiente a la certificación seleccionada, cuyas bases imponibles resultantes serán la diferencia de restar a la certificación a facturar los importes de la certificación anterior.

Cómo abonar una certificación

Si queremos abonar una certificación, deberemos proceder como si estuviéramos realizando la siguiente certificación utilizando la opción de Crear siguiente certificación, indicando en el porcentaje o cantidad a certificar el resultado de restar al valor de la última certificación el valor que queremos abonar.

Por ejemplo, si hemos realizado la 1ª certificación con un 30%, la 2ª certificación con un 50% y quisiéramos abonar un 10%, entonces deberíamos establecer el valor resultante de restar 50% – 10%, es decir, deberíamos establecer el 40% para que al facturar dé como resultado una factura de abono correspondiente al 10%.

Una vez guardada la certificación, aparecerá con un importe positivo, pero inferior al importe de la última certificación, de forma que cuando usemos la opción de Gestionar factura se emitirá una factura de abono con la diferencia de dichos importes, apareciéndonos como factura rectificativa y debiendo indicar la factura anterior como factura rectificada.

El uso de la factura proforma es de carácter informativo y se suele utilizar en los siguientes casos:

• Trámite para justificar un determinado gasto que se va a tener en el futuro. Se suele utilizar normalmente en la solicitud de subvenciones o de operaciones de financiación.
• En el comercio internacional. El comprador dispone de toda la información de las mercancías que va a recibir, de esta manera una vez aprobada por el comprador, se garantiza la naturaleza de la operación.
• Para envío de ofertas detalladas a posibles clientes, aunque no es el más habitual.

Requisitos de una factura proforma

Realmente no existe ningún tipo de reglamento legal de la factura proforma. Normalmente es igual al formato de la factura normal, distinguiendo de una manera clara en el encabezado que se trata de una factura proforma. Los datos que debe contener serían los siguientes:

• En el encabezado debe aparecer claramente y de forma visible el texto “factura proforma”.
• Debe tener una numeración diferente a la factura, al tratarse de otro tipo de documento.
• Identificación del proveedor y cliente: NIF, nombre, razón social, domicilio, etc.
• Fecha de emisión y condiciones de pago.
• Moneda de la operación y que será usada en la factura.
• Servicios o bienes facturados: unidades, precio por unidad, importe total, etc.
• Condiciones de entrega y otros conceptos como gastos de trasporte, seguro, etc.
• No tiene que estar firmada. En el caso de que la factura proforma la firmen tanto el comprador como el vendedor tomará carácter de contrato de compraventa.

Cómo realizar una factura proforma

En la aplicación la factura proforma se debe realizar como si fuera un presupuesto, para ello iremos a Presupuestos de Inicio / Ventas, crearemos el presupuesto correspondiente y utilizaremos la opción de Imprimir para emitirlo como una factura proforma.

El formato predeterminado de impresión de presupuestos suele incluir una opción para emitirlo como una factura proforma (salvo se haya personalizado y quitado dicha opción), para ello en la vista previa de la impresión debemos cambiar el parámetro Tipo de documento como «Factura proforma», de forma que cuando pulsemos sobre el botón Aplicar, nos aparecerá en el formato de la factura proforma.

En el asistente se pueden utilizar diferentes agrupaciones adicionales y criterios de selección, dependiendo de la información que se precise en cada momento, además de elegir la situación de los documentos (entregas o facturas) y el valor que se acumulará (importes o cantidades).

En el asistente se pueden utilizar diferentes criterios de selección, dependiendo de la información que se precise en cada momento, además de elegir la situación de los documentos (entregas o facturas) y el importe que se utilizará (bases imponibles, importes netos o beneficio).

En el asistente se pueden elegir diferentes agrupaciones y criterios de selección, dependiendo de la información que se precise en cada momento, además de elegir la situación de los documentos (entregas o facturas) y el importe que se utilizará (bases imponibles o importes netos).

Además, se pueden especificar diferentes criterios de selección y agrupación, según la información que se precise en cada momento, como elegir ver el detalle (vencimientos, albaranes y riesgo vivo), el control del riesgo (todos los clientes o solo los clientes con riesgo establecido) o el importe del riesgo (importe asegurado o importe interno + importe asegurado).

Además, se pueden especificar diferentes criterios de selección, según la información que se precise en cada momento, como elegir el control del riesgo (todos los clientes o solo los clientes con riesgo establecido) o la situación del riesgo (todas, excedido o impagado).

Además, se pueden especificar diferentes criterios de selección, según la información que se precise en cada momento.