Gestión de archivos y seguridad

Archivos

 

Cuando se incluyen archivos o imágenes a las tablas dicha información se registra en la tabla Archivos cuya ficha podréis encontrar en Mantenimiento de tablas/ Gestión de documentos/ Archivos y mediante la opción de Consultas se podrá consultar el registro relacionado con cada archivo.

 

En la ficha de la tabla Archivos se puede ver la información del registro del archivo como tabla, identificador del registro, nombre, descripción, imagen principal, información del archivo y datos de edición.

 

 
 

Carpetas de almacenamiento

 

Los archivos que se adjuntan mediante la gestión de archivos se almacenan en el servidor  y por defecto se utiliza la misma ubicación del resto de documentos, aunque puede personalizarse una ubicación distinta.

 

 

Los archivos se almacenan dentro de la carpeta Empresas y contendrá las carpetas para las diferentes empresas registradas en Aliquo. Una vez dentro de la carpeta de la empresa existirá la carpeta Archivos que contendrá las carpetas de las diferentes tablas de Aliquo. Los archivos se almacenarán en las diferentes carpetas dependiendo de la tabla de procedencias y se guardarán utilizando como nombre del archivo el identificador del registro del archivo y el nombre original del archivo, además se almacenará con la fecha original de la última modificación del archivo.

 
 

Seguridad de la gestión de archivos

 

En la gestión de archivos vamos a diferenciar dos tipos de seguridad distintas: la seguridad para la imagen principal y la seguridad para los archivos adjuntos.

 
 

Seguridad de la imagen principal

 

La imagen principal de una tabla no se podrá añadir, modificar o eliminar si el usuario pertenece a un grupo que no dispone de permisos para modificar la tabla, utilizando la opción de Configuración/

 

Configuración de la seguridad para establecer los permisos de la tabla.

 

 

Tampoco se podrá añadir, modificar o eliminar una imagen si el usuario pertenece a un grupo que no dispone de permisos para editar dicho control del campo, utilizando la opción de Personalizar de la ficha de la tabla para definir dichos permisos.

 

 
 

Seguridad de los archivos adjuntos

 

La seguridad de los archivos se debe establecer utilizando la opción de Configuración/Configuración de la seguridad, estableciendo los permisos Abrir archivos, importar archivos y eliminar archivos de cada una de las tablas.

 

Ademas se puede establecer la seguridad de visibilidad de cada uno de los archivos, indicando que grupos pueden ver el archivo estableciendo en las propiedades del archivo con que grupos se puede compartir el archivo.

 

 

Si se protege la visibilidad de un archivo sigue apareciendo en la lista aunque aparece con la imagen de documento protegido. Por supuesto el archivo se encontrará protegido y si se intenta acceder mostrará el siguiente mensaje.

 

 

Para más información sobre la gestión de archivos e imágenes se pueden consultar los blog Incorporación de archivos adjuntos a los registros e Incorporación de imágenes a los registros.