La tabla Documentos la podemos encontrar en el Menú/ Mantenimiento de tablas / Gestión de documentos, en cuya ficha podremos registrar el nombre, la fecha, tipo de documento y una descripción del mismo, como se muestra en la pantalla que puede verse a continuación.

Si queremos gestionar los archivos del documento, primero deberemos seleccionarlo y después pulsar sobre la opción Archivos de la barra de herramientas, entonces nos aparecerá una pantalla con los archivos asociados a dicho documento.

Consulte Gestión de archivos si desea más información sobre cómo trabajar con archivos y cómo registrar los movimientos que hayamos tenido con el documento físico correspondiente.

Si queremos gestionar los archivos de un registro de datos, primero deberemos seleccionarlo y después pulsar sobre la opción Archivos, entonces nos aparecerá una pantalla con los archivos asociados a dicho registro.

La pantalla se encuentra divida en 2 partes, en la parte izquierda nos encontramos las diferentes categorías en la que se organizarán los archivos de la tabla y en la parte derecha podremos ver solo los archivos asociados a la categoría seleccionada, pudiendo seleccionar la opción de Todas las categorías para todos los archivos.

La pantalla incorpora una barra de herramientas con diferentes opciones que podemos realizar:

Si queremos incluir algún archivo en cualquiera de las categorías, primero deberemos seleccionar la categoría y después usar la opción de Importar. También podremos incluir los archivos arrastrándolos a la pantalla, o copiando archivos, imágenes, textos o correos de Outlook y usando la opción Pegar (aparece al pulsar con el botón derecho del ratón).

Información del archivo

Esta opción nos muestra la pantalla de Información del archivo donde podremos consultar y editar las propiedades del archivo como nombre, categoría y descripción, así como usar Compartir con para gestionar la seguridad del archivo, es decir, indicar que grupos de usuarios deseamos que puedan ver el archivo.

También se dispone de la opción Restablecer permisos de la categoría que permitirá establecer en el archivo la seguridad correspondiente a la categoría indicada.

Categorías

Las categorías permiten organizar los archivos de la tabla de una forma lógica y serán comunes en la gestión de archivos de todos los registros de la tabla.

Además, se puede usar Compartir con para establecer la seguridad que heredara el archivo cuando se realice la importación en dicha categoría, aunque una vez importado, el archivo mantendrá su propia seguridad independientemente de que cambie la seguridad de la categoría o la categoría del archivo.

Añadir movimientos

Esta opción nos permitirá registrar los movimientos que hayamos tenido con el documento físico correspondiente al archivo, es decir, cuándo entró en la empresa, si el documento se ha enviado a alguna notaría, etc., cualquier movimiento que podamos realizar con el documento, registrando la fecha y tipo de movimiento, así como el empleado que ha realizado el movimiento del mismo.

Lista de movimientos

A través de esta opción podremos consultar todos los movimientos que se han realizado con un archivo, para saber en qué situación ha estado en cada momento.

Si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el cuadro de la imagen, nos aparecerán las siguientes opciones:

Las tablas que permiten incorporar imágenes disponen del campo ExisteImagenPrincipal que nos permitirá conocer en las listas si el registro tiene alguna imagen adjunta.

También es posible incorporar imágenes como archivos adjuntos en las tablas que permiten la gestión de archivos, aunque dichas imágenes no podrán verse directamente en la ficha como imagen principal, debiendo abrir el archivo para poder visualizarla.