Gestión de archivos

La aplicación permite incorporar archivos adjuntos a los registros en algunas de las tablas (Artículos, Clientes, Proveedores, Documentos, Partes de trabajo, …) a través de la opción de Archivos que aparece en la barra de herramientas de la lista y ficha de la tabla.

Si queremos gestionar los archivos de un registro de datos, primero deberemos seleccionarlo y después pulsar sobre la opción Archivos, entonces nos aparecerá una pantalla con los archivos asociados a dicho registro.

La pantalla se encuentra divida en 2 partes, en la parte izquierda nos encontramos las diferentes categorías en la que se organizarán los archivos de la tabla y en la parte derecha podremos ver solo los archivos asociados a la categoría seleccionada, pudiendo seleccionar la opción de Todas las categorías para todos los archivos.

La pantalla incorpora una barra de herramientas con diferentes opciones que podemos realizar:

Opciones	Descripción
Abrir	Permite abrir el archivo o archivos seleccionados.
Guardar	Permite guardar el archivo o archivos seleccionados en la carpeta indicada.
Eliminar	Elimina el archivo o archivos seleccionados.
Importar	Permite importar archivos desde el explorador de archivos o incorpora un archivo de imagen desde un dispositivo (escáner o cámara) utilizando la adquisición de imágenes de Windows (WIA).
Propiedades	Muestra la información del archivo (nombre, descripción, categoría, seguridad, …)
Seguridad	Permite establecer la seguridad a los archivos seleccionados.
Cambiar categoría	Cambia la categoría de los archivos seleccionados, aunque también puede realizarse arrastrando los archivos a la categoría.
Añadir (Categorías)	Añadir categorías a la tabla para organizar los archivos.
Modificar (Categorías)	Modificar la categoría seleccionada.
Eliminar (Categorías)	Eliminar la categoría seleccionada, siempre que no existan archivos asociados a dicha categoría.
Añadir (Movimientos)	Permite añadir un movimiento de documento sobre el archivo seleccionado.
Lista de movimientos	Permite consultar los movimientos del archivo.
Mosaicos	Cambia el modo de mostrar los archivos, mostrando fichas con el nombre y fecha del archivo.
Detalles	Cambia el modo de mostrar los archivos, mostrando una lista con el nombre, fecha, tamaño y categoría del archivo.
Iconos grandes	Cambia el modo de mostrar los archivos, mostrando un icono grande correspondiente al tipo de archivo y el nombre del mismo.
Iconos pequeños	Cambia el modo de mostrar los archivos, mostrando un icono pequeño correspondiente al tipo de archivo y el nombre del mismo.
Filtrar	Permite filtrar los archivos que se muestran en la lista, para ello se puede indicar el texto que será utilizado para filtrar sólo los archivos cuyos nombres contengan dicho texto. También se podrá utilizar el * o % como comodines para representar a cero, uno o múltiplos caracteres (por ejemplo: doc*.jpg o doc%.jpg).

Si queremos incluir algún archivo en cualquiera de las categorías, primero deberemos seleccionar la categoría y después usar la opción de Importar. También podremos incluir los archivos arrastrándolos a la pantalla, o copiando archivos, imágenes, textos o correos de Outlook y usando la opción Pegar (aparece al pulsar con el botón derecho del ratón).

Información del archivo

Esta opción nos muestra la pantalla de Información del archivo donde podremos consultar y editar las propiedades del archivo como nombre, categoría y descripción, así como usar Compartir con para gestionar la seguridad del archivo, es decir, indicar que grupos de usuarios deseamos que puedan ver el archivo.

También se dispone de la opción Restablecer permisos de la categoría que permitirá establecer en el archivo la seguridad correspondiente a la categoría indicada.

Categorías

Las categorías permiten organizar los archivos de la tabla de una forma lógica y serán comunes en la gestión de archivos de todos los registros de la tabla.

Además, se puede usar Compartir con para establecer la seguridad que heredara el archivo cuando se realice la importación en dicha categoría, aunque una vez importado, el archivo mantendrá su propia seguridad independientemente de que cambie la seguridad de la categoría o la categoría del archivo.

Añadir movimientos

Esta opción nos permitirá registrar los movimientos que hayamos tenido con el documento físico correspondiente al archivo, es decir, cuándo entró en la empresa, si el documento se ha enviado a alguna notaría, etc., cualquier movimiento que podamos realizar con el documento, registrando la fecha y tipo de movimiento, así como el empleado que ha realizado el movimiento del mismo.

Lista de movimientos

A través de esta opción podremos consultar todos los movimientos que se han realizado con un archivo, para saber en qué situación ha estado en cada momento.