Facturas en XML (FacturaE)

Desde el 15 de Enero de 2015, la Administración Pública exige la presentación de las facturas al cobro en formato electrónico. El formato utilizado es el XML 3.2.2 o 3.2.1, que permite especificar toda la información referente a la factura, datos del emisor, receptor, artículos, importes, desgloses de IVA, etc., y además permite la inserción del sello y la firma de la empresa emisora.

Generar la factura electrónica

Para generar la factura electrónica en Aliquo en cualquiera de sus formas, disponemos de la opción FacturaE en la lista de Facturas de clientes, aunque antes debemos haber configurado correctamente la información correspondiente.

Si se dispone del módulo de firma electrónica, en el momento de la generación del fichero se solicitará el certificado para firmar digitalmente. La firma digital se realizará seleccionando los certificados instalados en el ordenador desde donde se genera el fichero XML.

En caso de no disponer del módulo de firma electrónica, se genera un fichero con toda la información de la factura, debiendo firmarse posteriormente mediante programas externos.

Configuración de FacturaE

Antes de realizar la generación de la factura electrónica, es necesario configurar una serie de información relativa a la factura (información del cliente, tipos de impuestos, medio de pago, etc.) que se explicarán en los siguientes apartados.

Información del cliente

En la tabla Direcciones asociadas, de la ficha del Cliente, debemos incluir una dirección y rellenar los siguientes datos.

En la pestaña de General debemos rellenar el Tipo de dirección (indicando que es una dirección de facturación), así como Dirección, Código postal, Población, Provincia, País y marcar la casilla de Dirección facturación.

También en la pestaña de Otros datos, debemos rellenar los campos Oficina (oficina contable), Departamento (órgano gestor), Sección (unidad tramitadora) y órgano proponente, cuya información nos las proporcionara la Administración Pública a la que debemos remitir la factura)

Información relativa al fichero XML

La función de exportar a FacturaE utiliza la información que tiene almacenada Aliquo para grabarla en un fichero XML, siendo necesario indicar en su interior una serie de datos con una codificación muy concreta, para que la exportación y posterior importación sea correcta.

En Aliquo existen las tablas Extensiones y Extensiones relación externa, que pueden encontrarse en Menú / Mantenimiento de tablas / Configuraciones, para realizar una correspondencia entre los códigos utilizados en la aplicación y la codificación que se requiere en el fichero XML. En concreto existen las siguientes extensiones para relacionar dichas correspondencias:

• FacturaE_IVA, extensión para relacionar los códigos de los tipos de impuestos.
• FacturaE_MP, extensión para relacionar los códigos de los medios de pago.
• FacturaE_UdFisica, extensión para relacionar los códigos de las unidades físicas.

En la tabla de Extensiones relación externa se han incluido las extensiones necesarias con la codificación externa requerida en el fichero XML, de forma que solo debemos elegir la correspondencia que deseamos indicar y editarla para indicar en el campo Valor interno, el código utilizado en Aliquo correspondiente al código externo.

Sólo es necesario rellenar los datos que la empresa utiliza habitualmente, es decir, si la empresa no utiliza el medio de pago «Pagaré», no es necesario rellenarlo puesto que nunca va a ser solicitado. En cualquier caso si se necesita algún dato concreto y no esta especificado, la aplicación avisará para que sea cumplimentado.

Validador y visualizador de facturas

El Gobierno de España ha puesto a disposición un validador y visualizador de facturas de los ficheros XML generados.

Esta herramienta del FACe permite previsualizar y comprobar toda la información contenida en el fichero, ya sea firmado o no.