Periodos y ejercicios fiscales

Un ejercicio fiscal o año financiero, es un periodo de 12 meses en el que los negocios y otras organizaciones tienen como objetivo cuadrar las cuentas de las actividades y calcular los informes financieros. El ejercicio fiscal no necesariamente debe coincidir con el año natural, pudiendo cambiar dependiendo de las leyes que regulen la contabilidad del país.

El ejercicio fiscal se divide en períodos fiscales mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, dependiendo de la empresa, aunque suelen coincidir con los períodos de presentación de impuestos. Los periodos fiscales permitirán disponer de información estadística de consumos, entradas, salidas, stock, costes, etc., de cada uno de los periodos.

En Menú / Configuración tenemos la opción Periodos y ejercicios fiscales para ver la lista y la ficha de los distintos periodos fiscales registrados en la aplicación.

Importante:

No se podrán registrar notas que realicen movimientos de almacén, facturas o asientos contables, cuya fecha corresponda a un periodo que no esté creado previamente.

Crear ejercicios fiscales

Usando la opción Crear nuevo ejercicio en Periodos y ejercicios fiscales, se puede crear un ejercicio y sus periodos correspondientes. Para ello, nos aparecerá un asistente donde podremos definir el nombre que daremos al ejercicio, así como la periodicidad de los periodos a crear (cada mes, trimestre, semestre o año).

La selección de los periodos es importante, ya que determina el nivel sobre el que, más tarde, podra bloquear la introducción de información, como se indica en el siguiente apartado.

Importante:

Le informamos que la creación de un nuevo ejercicio fiscal para la empresa no se puede deshacer.

Cambiar estado del periodo

Los periodos fiscales pueden tener tres estados de cierre:

• Abierto [N]: se permite cualquier operación con notas, facturas y asientos contables.
• Bloqueo gestión [G]: bloquea cualquier operación con notas que realicen movimientos de stock y facturas, aunque se pueden seguir realizando operaciones con asientos contables. Es importante conocer que este estado no se puede deshacer.
• Completo [C]: bloquea cualquier operación con notas que realicen movimientos de stock, facturas y asientos contables. Este estado solo se puede revertir al estado anterior de bloqueo de gestión.

En Periodos y ejercicios fiscales se puede cambiar el estado del periodo seleccionado, pulsando sobre la opción Cambiar estado. Esta opción mostrará un asistente con la información de las fechas correspondientes al periodo y el estado actual, permitiendo establecer un nuevo estado, así como programar que se realice en un momento en el cual la empresa no tenga actividad, de forma que no impacte en los trabajos de compra/venta.

El cambio de estado de un periodo realiza una serie de procesos que se detallan a continuación:

• Regeneración completa de artículo por almacén.
• Establece el estado de cierre en el periodo.
• Realiza una copia de seguridad o backup de la base de datos correspondiente al periodo, que será accesible desde la carpeta Copias de seguridad usando la opción de Gestión de archivos del servidor.

Si se dispone del módulo contable, cuando un periodo coincide con el final del ejercicio, se cambia el estado a cierre completo, entonces se realizarán los siguientes procesos adicionales correspondientes al cierre contable:

• Regeneración de saldos de las cuentas contables.
• Asiento de cierre del ejercicio en el periodo de final de ejercicio (último asiento del ejercicio).
• Asiento de apertura en el periodo correspondiente al inicio del siguiente ejercicio (primer asiento del ejercicio).

Importante:

El cambio de estado realiza procesos de regeneración, provocando bloqueos en la actividad de la empresa, por lo que se recomienda programarlo. Además se debe tener en cuenta que no se puede deshacer un bloqueo de gestión.

Regularización y cierre del ejercicio

La regularización es un proceso contable cuya finalidad es obtener el resultado de la actividad de la empresa en el ejercicio, esto es, el beneficio o pérdida que ha obtenido en el desarrollo de su negocio.

Una vez todos los ingresos y gastos del ejercicio están contabilizados, se puede realizar el proceso de regularización, para ello en Periodos y ejercicios fiscales se debe seleccionar el periodo correspondiente al final del ejercicio y utilizar la opción de Regularización del ejercicio.

Este proceso genera el asiento de regularización, que consiste en invertir los saldos de las cuentas cuya naturaleza sea de pérdidas y ganancias (PyG), calculando la diferencia entre los saldos y reflejando el resultado en la cuenta de regularización indicada en el parámetro CUENTAREGULARIZACION (consultar Configuración de parámetros para obtener más información sobre la parametrización de la empresa). Por lo tanto, si los ingresos son mayores que los gastos habrá beneficios y la cuenta tendrá un saldo acreedor, en caso contrario, si los gastos son mayores que los ingresos habrá pérdidas y la cuenta tendrá un saldo deudor.

El asiento de regularización se registra el último día del ejercicio, siendo el penúltimo asiento del ejercicio, ya que el último es el asiento de cierre correspondiente al cierre contable.