Reglamento de facturación

El Reglamento de Facturación en España, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, establece las normas y obligaciones relacionadas con la emisión de facturas. Este reglamento es fundamental para asegurar la correcta aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y garantizar la transparencia en las transacciones comerciales.

¿Para qué sirve el Reglamento de Facturación?

1. Obligación de Facturar: Establece que todos los empresarios y profesionales deben emitir facturas por las operaciones que realicen.
2. Contenido de la Factura: Define los elementos que deben incluirse en una factura, como la identificación del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios, y el importe total.
3. Facturas Simplificadas: Permite la emisión de facturas simplificadas en ciertos casos, facilitando el proceso para operaciones de menor cuantía.
4. Plazos de Expedición y Conservación: Establece los plazos para la emisión y envío de facturas, así como la obligación de conservarlas durante un periodo determinado.
5. Seguridad Jurídica: Contribuye a la seguridad jurídica de las transacciones económicas, asegurando que las facturas cumplan con los requisitos legales y puedan ser utilizadas como justificantes fiscales.

Comprobaciones previas en la facturación

A la hora de realizar la facturación, es crucial asegurar una correcta identificación del cliente o proveedor. Este proceso no solo garantiza la validez de la factura, sino que también contribuye a la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales. A continuación, se detallan los pasos y comprobaciones esenciales antes de registrar una factura:

1. Verificación de Datos:
   • Nombre o Razón Social: Asegúrate de que el nombre o razón social del cliente o proveedor esté correctamente escrito y coincida con los registros oficiales.
   • Número de Identificación Fiscal (NIF): Comprueba que el NIF proporcionado sea válido y esté correctamente asociado al cliente o proveedor.
2. Dirección Completa:
   • Verifica que la dirección postal esté completa y correcta, incluyendo calle, número, código postal, ciudad y país.
3. Detalles de Contacto:
   • Asegúrate de tener los datos de contacto actualizados, como el número de teléfono y correo electrónico, para cualquier comunicación necesaria.
4. Revisión de Condiciones Comerciales:
   • Confirma las condiciones acordadas, como precios, descuentos, plazos de pago y términos de entrega, para evitar discrepancias futuras.
5. Comprobación de Documentación:
   • Revisa que todos los documentos relacionados, como pedidos, albaranes o contratos, estén en orden y coincidan con la información de la factura.
6. Validación de IVA:
   • Verifica que la aplicación del IVA sea correcta según la normativa vigente y que se refleje adecuadamente en la factura.

Realizar estas comprobaciones antes de registrar una factura no sólo ayuda a prevenir errores y posibles fraudes, sino que también facilita la gestión contable y fiscal de la empresa. Una facturación precisa y transparente es fundamental para mantener la confianza y la buena relación con clientes y proveedores.

En base a esta información, se deberían revisar los siguientes puntos en el momento de registrar las facturas en Aliquo:

• Se deberá comprobar la correcta asignación del cliente o proveedor correspondiente a la factura, así como revisar en la pestaña de Información fiscal (situada en la parte inferior de la pantalla) la identificación fiscal de dicho cliente o proveedor (Nombre, Dirección, País, NIF y Tipo fiscal).
• Se deberá establecer el tipo de factura de venta o el tipo de factura de compra correspondiente a la factura.
• Se deberán comprobar las condiciones de pagos acordadas, revisando el medio y término de pago que se aplicará a la factura.
• En la pestaña de Bases imponibles (situada en la parte inferior de la pantalla), se debe revisar que el tratamiento de los impuestos de la factura corresponde con el tipo de operación fiscal que se ha realizado, así como los diferentes tipos y porcentajes de impuestos aplicados. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España y tipos de información tributaria.

Identificación fiscal del cliente o proveedor

En la ficha de Clientes y Proveedores se debe establecer la información fiscal correspondiente, como Nombre o razón social, Dirección fiscal, País, NIF y Tipo fiscal.

En el momento de registrar la información fiscal se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Si se indica un Tipo fiscal, debe coincidir con los Tipos fiscales para España.
• Si se indica un NIF, entonces deberá establecerse el Nombre, Tipo fiscal y un País, además el país deberá contener el código ISO Alfa2 correspondiente.
• Si se indica un NIF y el país del cliente/proveedor es España, entonces el NIF no debe incluir el código ISO del país y se procederá a su validación.
• Si se indica un NIF y el país del cliente/proveedor no es España, entonces el NIF deberá incluir el código ISO del país delante del número y se validará el formato del NIF en base al país.

Excepciones de identificación fiscal

En el caso de Grecia (GR), el NIF debe empezar por «EL».
En el caso de operaciones intracomunitarias de bienes con Irlanda del Norte, se permite utilizar NIF-IVA, aunque el NIF debe comenzar por «XI». Consultar para más información Agencia Tributaria: Consecuencias del BREXIT en el IVA a partir del 1 de enero de 2021 – Entregas de bienes.
En el caso de empresas extranjeras con domicilio fiscal en el extranjero, pero con un NIF español para «personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de la nacionalidad española» (comienzan por N). En este caso, el país será extranjero, pero el NIF deberá comenzar por «ES» seguido del NIF «N….», es decir, «ESN….».

También se puede establecer en la pestaña de Facturación y cobros/pagos el tratamiento de impuestos que se utilizará por defecto en las facturas. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España.

Extracto reglamento de facturación

A continuación, detallamos algunos de los puntos que consideramos más relevantes del reglamento de facturación, recomendando consultar El Reglamento de facturación – BOE-A-2012-14696 Real Decreto 1619/2012 para obtener la información completa, así como la información relativa a Obligaciones en materia de facturación en la Agencia Tributaria.

Obligación de documentación de las operaciones

Artículo 1. Obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones. (Pág. 9)

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como conservar copia o matriz de los mismos. Al mismo tiempo están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

I.- Supuestos de expedición de factura

Artículo 2. Obligación de expedir factura. (Págs. 9 y 10)

1.- De acuerdo con el artículo 164.Uno.3º. de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del impuesto, en los términos establecidos en este Reglamento y sin más excepciones que las previstas en él.

También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios por las que deba asimismo cumplirse esta obligación conforme al párrafo anterior, a excepción de las entregas de bienes exentas del impuesto sobre el Valor Añadido por aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley del impuesto.

Artículo 4. Facturas simplificadas. (Pág. 11)

1. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de factura simplificada y copia de esta en cualquiera de los siguientes supuestos:

1. Cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido.
2. Cuando debe expedirse una factura rectificativa.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada y copia de ésta cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las operaciones que se describen en el reglamento.

Artículo 5. Cumplimiento de la obligación de expedir factura por el destinatario o por un tercero. (Pág. 12).

1. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los destinatarios de las operaciones o por terceros.

En el caso de las personas y entidades a que se refiere el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, que hayan optado por el cumplimiento de la obligación de expedir factura por los destinatarios de las operaciones o por terceros, deberán presentar una declaración censal comunicando dicha opción, la fecha a partir de la cual la ejercen y, en su caso, la renuncia a la misma y la fecha de efecto.

2. La obligación a que se refiere el artículo 2 podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros, habrán de cumplirse los siguientes requisitos:

1. Acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones y en él deberán especificarse aquéllas a las que se refiera.
2. Las facturas expedidas deberán ser aceptadas por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
3. El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
4. Serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.

II.- Requisitos de las facturas

Artículo 6. Contenido de la factura. (Pág. 13, 14)

1. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie serán correlativas.
   Será obligatoria la expedición en series específicas de las facturas siguientes:
   • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
   • Las rectificativas.
   • Otros casos contemplados en el reglamento.
2. Fecha de su expedición
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
7. El tipo impositivo o tipos impositivos.
8. La cuota tributaria.
9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones.
10. En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre.

2. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura.

Artículo 7. Contenido de las facturas simplificadas. (Pág.15)

1. Las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie será correlativa.
   Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen:
   • Cuando cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
   • Realizar operaciones de distinta naturaleza.
   • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o que se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea una fecha distinta a la de expedición de la factura.
4. NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a su expedición.
5. Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
6. Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión “IVA incluido”.
7. Contraprestación total.
8. Facturas rectificativas, referencia factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

2. Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

1. Número de Identificación Fiscal, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.
2. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

Artículo 8. Medios de expedición de las facturas (Pág. 16)

1. Se podrán expedir por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, garantizando la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

2. Garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

Artículo 9. Factura electrónica (Pág. 16)

1. Se debe ajustar al reglamento de facturación y ser expedida en formato electrónico.

2. El destinatario debe dar consentimiento para que se expida en este formato.

Artículo 10. Autenticidad e integridad de la factura electrónica (Pág. 16)

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

• Mediante una firma electrónica avanzada.
• Mediante un intercambio electrónica de datos (EDI).
• Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Artículo 11. Plazo para la expedición de las facturas (Pág. 17)

1. Deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.

2. En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Artículo 12. Moneda y lengua en que se podrán expresar y expedir las facturas (Pág. 17)

1. Podrán expresarse en cualquier moneda, con la condición que el impuesto que se repercuta se exprese en euros, utilizando el tipo de cambio correspondiente.

2. Las facturas podrán ser expedidas en cualquier lengua. La Administración tributaria, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España.

Artículo 15. Facturas rectificativas (Pág. 18)

1. Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 ó 7.

2. Será obligatoria en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.

3. Deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que, conforme a los apartados anteriores, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto.

4. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. Cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, así como en los demás casos en que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, no será necesaria la identificación de las facturas, bastando la determinación del periodo a que se refieren.

5.- La factura rectificativa deberá cumplir los requisitos que se exponen en los artículos 6 o 7.