Factura proforma

La factura proforma se puede considerar como un documento o factura provisional previo a la factura ordinaria, donde irán los mismos campos que tendrá la factura definitiva cuando se emita. Normalmente se realiza después de haber envidado un presupuesto, por lo que es una factura informativa, sin validez fiscal ni contable.

El uso de la factura proforma es de carácter informativo y se suele utilizar en los siguientes casos:

• Trámite para justificar un determinado gasto que se va a tener en el futuro. Se suele utilizar normalmente en la solicitud de subvenciones o de operaciones de financiación.
• En el comercio internacional. El comprador dispone de toda la información de las mercancías que va a recibir, de esta manera una vez aprobada por el comprador, se garantiza la naturaleza de la operación.
• Para envío de ofertas detalladas a posibles clientes, aunque no es el más habitual.

Requisitos de una factura proforma

Realmente no existe ningún tipo de reglamento legal de la factura proforma. Normalmente es igual al formato de la factura normal, distinguiendo de una manera clara en el encabezado que se trata de una factura proforma. Los datos que debe contener serían los siguientes:

• En el encabezado debe aparecer claramente y de forma visible el texto “factura proforma”.
• Debe tener una numeración diferente a la factura, al tratarse de otro tipo de documento.
• Identificación del proveedor y cliente: NIF, nombre, razón social, domicilio, etc.
• Fecha de emisión y condiciones de pago.
• Moneda de la operación y que será usada en la factura.
• Servicios o bienes facturados: unidades, precio por unidad, importe total, etc.
• Condiciones de entrega y otros conceptos como gastos de trasporte, seguro, etc.
• No tiene que estar firmada. En el caso de que la factura proforma la firmen tanto el comprador como el vendedor tomará carácter de contrato de compraventa.

Cómo realizar una factura proforma

En la aplicación la factura proforma se debe realizar como si fuera un presupuesto, para ello iremos a Presupuestos de Inicio / Ventas, crearemos el presupuesto correspondiente y utilizaremos la opción de Imprimir para emitirlo como una factura proforma.

El formato predeterminado de impresión de presupuestos suele incluir una opción para emitirlo como una factura proforma (salvo se haya personalizado y quitado dicha opción), para ello en la vista previa de la impresión debemos cambiar el parámetro Tipo de documento como «Factura proforma», de forma que cuando pulsemos sobre el botón Aplicar, nos aparecerá en el formato de la factura proforma.