El transporte de mercancías por carretera afronta un cambio importante en 2026. A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo utilizado en el transporte público interior de mercancías deberá gestionarse en formato electrónico. Este documento, conocido como DeCA, permite acreditar durante el transporte quién contrata el servicio, quién lo realiza, qué mercancía se transporta, cuál es su origen y destino, qué vehículo interviene y cuándo se realiza la operación.
El cambio no consiste simplemente en sustituir el papel por un PDF. El documento electrónico deberá cumplir una serie de requisitos relacionados con su formato, acceso, trazabilidad y conservación. Por eso, las empresas de transporte, logística y distribución deberían comprobar si sus sistemas están preparados para la nueva obligación.
Índice
¿Cuándo será obligatorio el DeCA electrónico?
¿Qué transportes están exentos del DeCA?
¿Qué datos debe incluir el DeCA?
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el DeCA?
¿Qué debe llevar el conductor?
¿Qué ocurre si cambia algún dato durante el transporte?
¿Se pueden incluir varios envíos en un mismo DeCA?
DeCA, carta de porte y CMR: ¿son lo mismo?
¿Quién es responsable del DeCA?
¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
¿Cómo debe prepararse una empresa para el DeCA?
Checklist DeCA para el 5 de octubre de 2026
DeCA y ERP: evita introducir dos veces la misma información
¿Qué es el DeCA?
El DeCA (Documento de Control Administrativo) recoge los datos esenciales de determinadas operaciones de transporte público de mercancías por carretera. De este modo, facilita el control administrativo y permite que, ante una inspección, pueda comprobarse rápidamente la información relacionada con el servicio.
Para ello, el documento identifica al cargador contractual y al transportista efectivo. Además, incluye datos como el origen y destino del envío, la mercancía transportada, su peso, la fecha del transporte y el vehículo utilizado.
En cuanto a su regulación, la obligación de disponer de este documento deriva de la Orden FOM/2861/2012. Posteriormente, la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció su digitalización.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA electrónico?
La fecha clave es el 5 de octubre de 2026. Hasta ese momento, el documento de control administrativo puede gestionarse en papel o electrónicamente. A partir de esa fecha, deberá ser electrónico y cumplir los requisitos técnicos establecidos para su generación y consulta.
| Antes del 5 de octubre de 2026 | Desde el 5 de octubre de 2026 |
|---|---|
| Documento en papel o electrónico | Documento de control electrónico |
| Posibilidad de llevar una copia física | Debe existir un DeCA electrónico |
| Sin los nuevos requisitos técnicos | PDF nativo, QR y URL de acceso |
| Gestión documental tradicional | Acceso electrónico durante el transporte |
El conductor podrá seguir llevando una copia impresa, pero esta será una representación física del documento electrónico y deberá incorporar el código QR correspondiente.
¿A quién afecta el DeCA?
El DeCA afecta al transporte público de mercancías por carretera, es decir, a los servicios realizados para terceros mediante una contraprestación económica. Por tanto, su aplicación está vinculada a este tipo de operaciones de transporte.
En este contexto, los principales sujetos obligados son el cargador contractual, que contrata directamente el transporte, y el transportista efectivo, encargado de realizar materialmente el servicio.
Además, la obligación puede afectar a empresas transportistas, autónomos del transporte, agencias, operadores logísticos, transitarios, cooperativas y almacenistas-distribuidores cuando intervengan en este tipo de operaciones.
Transporte interior
La obligación se aplica a los transportes cuyo origen y destino se encuentran dentro de España. También quedan incluidos los transportes de cabotaje realizados en territorio español.
Transporte internacional
Los transportes internacionales utilizan los documentos previstos en los convenios correspondientes, principalmente el CMR. Por tanto, el DeCA no sustituye automáticamente al CMR internacional. Una carta de porte u otro documento de transporte sí puede servir también como DeCA cuando incorpore toda la información exigida y cumpla los requisitos correspondientes.
¿Qué transportes están exentos del DeCA?
La normativa contempla determinadas excepciones. Entre ellas se encuentran:
- Transportes que no requieren autorización administrativa previa.
- Mudanzas.
- Transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales.
- Determinados servicios de paquetería con pocos bultos fácilmente manipulables por una persona.
En el caso de la paquetería hay que tener especial cuidado. La exención no significa que cualquier operación de reparto o última milla quede automáticamente fuera de la obligación. Lo importante es comprobar que la operativa concreta cumple realmente las condiciones establecidas.
¿Qué datos debe incluir el DeCA?
El documento debe contener la información necesaria para identificar correctamente la operación de transporte. Como mínimo, debe incluir:
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen.
- Lugar de destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso o magnitud equivalente cuando no sea posible determinarlo.
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo.
- Matrícula del tractor y del remolque o semirremolque cuando corresponda.
- Información sobre cambios de vehículo durante la operación.
- Observaciones o reservas cuando sean necesarias.
¿Debe aparecer el precio?
No. El precio no forma parte de los datos mínimos generales exigidos para el DeCA, aunque pueda ser necesario en otros documentos relacionados con el transporte.
¿Es obligatorio firmar el DeCA?
No. La firma no es obligatoria para la validez administrativa ordinaria del DeCA. Si el documento se utiliza además con una finalidad contractual que requiera firma, deberán cumplirse los requisitos correspondientes a esa finalidad.
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el DeCA?
Esta es una de las partes más importantes del cambio. A partir del 5 de octubre no será suficiente con generar cualquier documento digital. El DeCA deberá cumplir unas condiciones técnicas concretas.
PDF nativo
El documento deberá generarse como PDF nativo digital, a partir de datos estructurados, y no podrá superar los 5 MB.
Esto significa que no será válido:
- Escanear el documento en papel.
- Fotografiarlo.
- Crear un PDF compuesto únicamente por una imagen digitalizada.
El archivo deberá incorporar también metadatos con la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación.
Código QR
Cada DeCA deberá incorporar un código QR asociado al documento.
Ese QR deberá dirigir a una URL única y específica desde la que pueda descargarse el PDF correspondiente.
URL segura y descarga directa
La URL deberá utilizar HTTPS, ser única para cada documento y permitir la descarga directa del PDF.
Además, el acceso no podrá:
- Exigir usuario o contraseña.
- Requerir autenticación.
- Obligar a navegar por una página web.
- Exigir pulsar diferentes botones.
- Solicitar completar formularios.
Durante una inspección, el acceso al documento debe ser directo.
¿Qué debe llevar el conductor?
El DeCA deberá generarse antes del inicio efectivo del transporte y el conductor tendrá que poder presentarlo durante el servicio. Podrá hacerlo mediante:
- El PDF electrónico con su código QR.
- Una copia impresa que incluya el QR.
- El propio código QR, siempre que permita descargar directamente el documento.
La copia impresa no convierte el DeCA en un documento en papel. El documento original seguirá siendo electrónico.
¿Qué ocurre si cambia algún dato durante el transporte?
Si durante el servicio cambia algún dato relevante, como el vehículo utilizado, el DeCA deberá actualizarse manteniendo la trazabilidad.
Modificar el PDF existente
Pueden incorporarse los nuevos datos y el motivo del cambio en el mismo documento. En este caso, se mantiene la URL y el código QR, pero deben conservarse los datos anteriores indicando claramente que han dejado de ser válidos.
Generar un nuevo PDF
También puede crearse un nuevo documento con toda la información actualizada. En este caso, el nuevo PDF tendrá una nueva URL y un nuevo código QR. El documento original deberá conservarse y el nuevo deberá ponerse a disposición del conductor. Una anotación manuscrita sobre una copia impresa no sirve para modificar válidamente el DeCA.
¿Se pueden incluir varios envíos en un mismo DeCA?
Sí, siempre que se cumplan determinadas condiciones. En concreto, pueden agruparse varios servicios cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos y, además, cada expedición quede claramente identificada.
Para ello, en cada envío deberán especificarse datos como el origen, el destino, la naturaleza y el peso de la mercancía. Asimismo, deberá incluirse cualquier información que sea diferente entre las distintas operaciones. De este modo, esta posibilidad puede resultar especialmente útil para rutas con varios envíos del mismo cargador y transportista.
DeCA, carta de porte y CMR: ¿son lo mismo?
No. Aunque todos están relacionados con el transporte de mercancías, cumplen funciones diferentes.
| Documento | Función principal | Ámbito habitual |
|---|---|---|
| DeCA | Control administrativo | Transporte público interior en España |
| Carta de porte | Acreditar contrato y condiciones | Transporte nacional o internacional |
| CMR | Documentar el contrato de transporte | Transporte internacional por carretera |
| eCMR | Versión electrónica del CMR | Transporte internacional |
| Albarán | Acreditar entrega o circulación | Operativa comercial y logística |
La diferencia principal es que el DeCA tiene naturaleza administrativa, mientras que la carta de porte y el CMR están relacionados principalmente con la relación contractual y el transporte. Sin embargo, esto no significa que sea necesario generar siempre documentos independientes.
De hecho, una carta de porte, un albarán adaptado u otro documento de transporte puede servir también como DeCA. Para ello, deberá incorporar todos los datos obligatorios y cumplir los requisitos técnicos establecidos, como el PDF nativo, el código QR, la URL de descarga directa y las condiciones de conservación.
¿Quién es responsable del DeCA?
La responsabilidad se reparte principalmente entre el cargador contractual y el transportista efectivo.
Cargador contractual
Responde principalmente de:
- Su correcta identificación.
- Identificación del transportista efectivo.
- Origen y destino.
- Naturaleza y peso de la mercancía.
- Observaciones que incorpore.
Transportista efectivo
Responde principalmente de:
- Autorizaciones especiales cuando correspondan.
- Fecha del transporte.
- Matrículas del vehículo o conjunto de vehículos.
- Disponibilidad del documento durante el servicio.
Una cuestión especialmente importante es que no basta con que la empresa tenga el PDF almacenado internamente. El conductor debe poder presentarlo durante una inspección y el sistema debe permitir acceder al documento mediante el código QR.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año. Durante ese periodo debe garantizarse:
- Integridad de la información.
- Legibilidad.
- Disponibilidad.
- Trazabilidad de las modificaciones.
- Acceso cuando sea requerido por la Inspección de Transporte Terrestre.
No debe confundirse esta obligación con la disponibilidad de la URL utilizada durante el transporte. En este sentido, la URL operativa puede desactivarse posteriormente en las condiciones previstas. Sin embargo, el documento deberá continuar almacenado durante todo el plazo legal de conservación.
¿Cómo debe prepararse una empresa para el DeCA?
Las empresas afectadas deberían revisar sus procesos antes del 5 de octubre de 2026.
1. Identifica los transportes afectados
Diferencia transportes interiores, internacionales y operaciones que puedan encontrarse exentas.
2. Revisa tus sistemas actuales
Comprueba si tu ERP, TMS, SGA o aplicación de transporte puede gestionar correctamente el nuevo documento.
3. Comprueba la información disponible
El sistema debe disponer de los datos necesarios sobre cargador, transportista, mercancía, origen, destino y vehículo.
4. Verifica el PDF, QR y URL
El PDF debe ser nativo, incorporar el código QR y permitir el acceso directo mediante una URL segura.
5. Define cómo gestionarás los cambios
Cualquier modificación realizada durante el transporte debe mantener su trazabilidad.
6. Prepara a los conductores
Los conductores deben saber cómo acceder al documento y cómo presentarlo durante una inspección.
7. Forma a los equipos
El personal de tráfico, expediciones, logística y administración debe conocer el nuevo procedimiento.
Checklist DeCA para el 5 de octubre de 2026
Antes de la entrada en vigor, comprueba que tu sistema cumple estos requisitos:
| Comprobación | Requisito |
|---|---|
| Generación | Antes de iniciar el transporte |
| Formato | PDF nativo |
| Tamaño | Máximo 5 MB |
| Contenido | Datos obligatorios completos |
| QR | Visible dentro del PDF |
| URL | HTTPS y única |
| Acceso | Descarga directa del PDF |
| Autenticación | Sin usuario ni contraseña |
| Disponibilidad | Durante todo el servicio |
| Conductor | PDF, copia con QR o QR accesible |
| Cambios | Con trazabilidad |
| Conservación | Al menos un año |
| Inspección | Accesible desde un dispositivo externo |
DeCA y ERP: evita introducir dos veces la misma información
Para las empresas que ya gestionan clientes, pedidos, mercancías, almacenes y expediciones mediante un ERP, la digitalización del DeCA plantea una oportunidad: aprovechar la información que ya existe en el sistema en lugar de volver a introducirla manualmente. De este modo, datos como el cargador, el transportista, el origen, el destino, la mercancía o el peso pueden integrarse con los procesos habituales de venta, almacén y distribución.
Además, integrar la documentación del transporte con los sistemas de gestión puede ayudar a reducir duplicidades, evitar errores de transcripción y mantener la información conectada con la operación que la origina. Así, el DeCA deja de ser un trámite aislado y pasa a formar parte del flujo habitual de gestión de la empresa.
DeCA 2026: mucho más que pasar del papel al PDF
El cambio del 5 de octubre de 2026 no consiste simplemente en digitalizar el antiguo documento de control. A partir de esa fecha, el DeCA deberá generarse electrónicamente y cumplir unos requisitos técnicos concretos. Además, tendrá que incorporar un código QR y permitir el acceso directo al documento durante el transporte, mientras que cualquier modificación deberá mantener su trazabilidad.
Por este motivo, las empresas afectadas deberían revisar cuanto antes sus procesos y herramientas para adaptarse a los nuevos requisitos. En definitiva, generar un PDF no será suficiente: el sistema deberá crear el documento adecuado, con la información correcta y disponible cuando realmente se necesite.
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