Exportación de la factura

Para generar la factura electrónica en Aliquo, disponemos de la opción Exportación FACe en la lista de Facturas de clientes, aunque antes debemos haber configurado correctamente la información correspondiente.

En el momento de la generación del fichero se solicitará el certificado para firmar digitalmente. La firma digital se realizará seleccionando los certificados instalados en el ordenador desde donde se exporta el fichero XML.

En caso de no disponer del certificado para la firma o de cancelar el proceso de firma, se generará un fichero con toda la estructura de la factura, debiendo firmarse posteriormente desde la propia página de FACe o mediante programas externos.

Configuración de FACe

Antes de realizar la generación de la exportación, es necesario configurar una serie de información relativa a la factura (información del cliente, tipos de impuestos, medio de pago, etc.) que se explicarán en los siguientes apartados.

Información del cliente

En la tabla Direcciones asociadas, de la ficha del Cliente, debemos incluir una dirección y rellenar los siguientes datos.

En la parte superior se indicará el Nombre y en la pestaña General debemos rellenar Dirección de facturación y rellenar Dirección, Código postal, Población, Provincia, País y marcar la casilla de Dirección facturación.

También en la pestaña de FACe, debemos rellenar los campos Oficina contable, Órgano gestor, Unidad tramitadora y Órgano proponente, cuya información nos las proporcionara la Administración Pública a la que debemos remitir la factura.

Información complementaria fichero XML

La función de exportar a FACe utiliza la información que tiene almacenada la empresa para grabarla en un fichero con formato XML, siendo necesario indicar en su interior una serie de datos con una codificación muy concreta, para que la exportación y posterior importación sea correcta.

En Aliquo tiene actualmente la codificación para la exportación de las tablas:

• Medios de pago
• Tipos de impuestos
• Impuestos – Retenciones
• Unidades físicas

En cada una de las tablas anteriores existe una pestaña Varios donde se ha incluido el campo Relación FACe.

Sólo es necesario rellenar los datos que la empresa utiliza habitualmente, es decir, si la empresa no utiliza el medio de pago «Pagaré», no es necesario rellenarlo puesto que nunca va a ser solicitado. En cualquier caso, si se necesita algún dato concreto y no esta especificado, la aplicación avisará para que sea cumplimentado.

Validador y visualizador de facturas

El Gobierno de España ha puesto a disposición un validador y visualizador de facturas de los ficheros XML generados.

Esta herramienta del FACe permite previsualizar y comprobar toda la información contenida en el fichero, ya sea firmado o no.

Esta normativa entró en vigor el 1 de febrero de 2014. Con su entrada en vigor se unificaron la forma de realizar los pagos en euros de una forma sencilla, segura y eficaz para consumidores y empresas, con las mismas condiciones, derechos y obligaciones, independientemente del lugar en que se encuentren. Para realizar esta unificación se emplearon tres tipos de instrumentos: las transferencias, las tarjetas de pago y los adeudos domiciliados.

Para más información consulte la web de SEPA.

Características de las transferencias

Las principales características de los transferencias son:

• El plazo máximo de ejecución es de 1 día hábil a partir del momento de emisión de la orden de transferencia, atendiendo a lo establecido en la Ley 16/2009, de servicios de pago.
• En un plazo de 10 días hábiles tras la fecha de ejecución de la transferencia se puede proceder a la retrocesión, será iniciado por la entidad del ordenante (pudiendo realizarlo en su nombre o en el de su cliente).
• Únicamente se puede iniciar el proceso de retrocesión por los siguientes motivos: envío duplicado, problemas técnicos que den como resultado la emisión de una transferencia errónea, o en el caso de que la transferencia se haya emitido de forma fraudulenta.

Cómo realizar transferencias

A continuación se detallan los pasos para generar el archivo con las transferencias:

• En Inicio / Tesorería elegiremos la opción de Vencimientos de pagos.
• Seleccionamos de la lista los vencimientos que queramos pasar al pago y en Opciones y acciones elegiremos la opción de Emisión de vencimientos de proveedores.
• En la vista de Emisión de vencimientos de proveedores aparecerán marcados los vencimientos y deberemos elegir la opción de Transferencia SEPA en Opciones y acciones para mostrar el asistente.
• En el paso 1 del asistente se puede indicar la siguiente información:
  • En la Fecha de abono, si se indica una fecha entonces se fuerzan todos los vencimientos a la misma fecha, en caso contrario cogerá la fecha de abono de cada uno de los vencimientos.
  • En cuanto al Ordenante y el Sufijo, está información deberá ser proporcionada por la entidad bancaria y se puede establecer en las cuenta bancarias de la empresa, así cuando seleccionemos el banco se rellenarán automáticamente.

• En el paso 2 del asistente se puede indicar la siguiente información:
  • En el Tipo de agrupación, puede seleccionar diferentes tipos de agrupación para remitir los recibos al pago.
  • En Fichero exportación, debemos indicar la carpeta y el nombre de archivo que se utilizará para grabar el fichero XML que posteriormente proporcionaremos al banco.

Esta normativa entró en vigor el 1 de febrero de 2014. Con su entrada en vigor se unificaron la forma de realizar los pagos en euros de una forma sencilla, segura y eficaz para consumidores y empresas, con las mismas condiciones, derechos y obligaciones, independientemente del lugar en que se encuentren. Para realizar esta unificación se emplearon tres tipos de instrumentos: las transferencias, las tarjetas de pago y los adeudos domiciliados.

Para más información consulte la web de SEPA.

Características de los adeudos directos

Las principales características de los adeudos son:

• Operaciones con importes en euros que se emiten con destino a países de la zona SEPA, las cuentas se identifican mediante el código IBAN.
• Se requiere la existencia previa de consentimiento por parte del titular de la cuenta de cargo para que se puedan realizar los pagos. Este consentimiento se reflejará en una orden de domiciliación o mandato que contendrá los datos necesarios para poder presentar un adeudo directo SEPA.
• Se deben incluir ciertos datos de la orden de domiciliación o mandato, donde el deudor da su consentimiento para poder realizar la operación.
• Deberán presentarse con antelación a su fecha de cobro, que será en la que el deudor debe cumplir con su obligación de pago.
• Existen unos plazos máximos de devolución a instancias del cliente deudor.

Modalidades de adeudos

Existen dos modalidades para la presentación del adeudo directo SEPA:

• Modalidad Core: está dirigido a empresas que venden productos o servicios al consumidor final.
• Modalidad B2B: está dirigido a empresas cuyos cobros provienen de otras empresas. Estas operaciones tienen una mayor seguridad y agilidad, mejorando el riesgo de impago para la empresa ya que el plazo de devolución se reduce a tres días.

En la siguiente tabla se muestra las diferencias entre ambas modalidades:

Cómo realizar adeudos directos

A continuación se detallan los pasos para generar el archivo con los adeudos directos:

• En Inicio / Tesorería elegiremos la opción de Vencimientos de cobros.
• Seleccionamos de la lista los vencimientos que queramos pasar al cobro y en Opciones y acciones elegiremos la opción de Emisión de vencimientos de clientes.
• En la vista de Emisión de vencimientos de cliente aparecerán marcados los vencimientos y deberemos elegir la opción de Adeudos directos SEPA en Opciones y acciones para mostrar el asistente.
• En el paso 1 del asistente se puede indicar la siguiente información:
  • En la Fecha de cargo, si se indica una fecha entonces se fuerzan todos los vencimientos a la misma fecha, en caso contrario cogerá la fecha de cargo de cada uno de los vencimientos.
  • En cuanto al Ordenante y el Sufijo, está información deberá ser proporcionada por la entidad bancaria y se puede establecer en las cuenta bancarias de la empresa, así cuando seleccionemos el banco se rellenarán automáticamente.
    

• En el paso 2 del asistente se puede indicar la siguiente información:
  • En el Tipo de agrupación, puede seleccionar diferentes tipos de agrupación para remitir los recibos al pago.
  • En Fichero exportación, debemos indicar la carpeta y el nombre de archivo que se utilizará para grabar el fichero XML que posteriormente proporcionaremos al banco.
    

Al indicar el límite de días, se activa la funcionalidad para que los días de vencimiento se calculen utilizando la fecha de las entregas, para ello sólo se admite en la factura agrupar entregas, con una diferencia máxima de quince días de entrega, utilizando la fecha media del periodo como fecha de cálculo de los vencimientos. Por tanto, si emitimos albaranes a un cliente con distintas fechas de entrega estas no podrán superar esos quince días, si esto fuera así nos saldría el siguiente mensaje de advertencia, permitiéndonos agrupar entregas superando el periodo dictado por la ley citada anteriormente.

La particularidad que tienen las importaciones es que no registra el IVA a través del cargo en la factura del proveedor, sino que se abona en la aduana al tiempo de solicitar el despacho.

El IVA normalmente lo paga el agente de aduanas o transitario por cuenta del importador, a quien se le carga junto con los derechos del arancel, sus propios honorarios y el IVA correspondiente a estos.

Con lo que cuando hay una importación recibiremos tres documentos:

• Factura del proveedor: esta factura de compra nos vendrá sin IVA.
• Factura del agente de aduanas: el agente nos va a cobrar por sus servicios unos honorarios, los derechos arancelarios y el IVA correspondiente a la importación. Los conceptos que suelen venir en su factura serán:
  • Honorarios servicios prestados
  • Derechos arancelarios (dependiendo de la importación)
  • IVA de la importación
  • IVA de los derechos arancelarios
  • IVA de los honorarios del agente
• Documento Único Administrativo (DUA): es el documento por el que el agente de aduanas abona al Estado el IVA soportado.

Ejemplo de importación

Compramos a una empresa de EEUU mercancía por un importe de 303,00$, esta mercancía debe pasar por la Aduana, con lo que contratamos a un agente de aduanas para el paso de la mercancía y recibimos la siguiente documentación: una factura del proveedor, una factura del agente de aduanas y la factura de aduana (DUA).

Factura del proveedor

La factura del proveedor que recibimos es de 303,00 $.

En la aplicación registraremos la nota de compra y factura correspondiente a la importación de la siguiente manera:

Este sería el albarán de la mercancía y sólo habría que registrar la factura, teniendo en cuenta que debemos tener creado un tratamiento de impuesto para «Importación». Para más información consulte la documentación de Tratamientos de impuestos y si dispone de la contabilidad de Aliquo consulte Tratamiento de impuestos para España.

Factura del agente de aduana

Los conceptos de la factura del Agente de Aduana serían: honorarios por la operación, los derechos arancelarios y el IVA de la mercancía. El IVA que aparece en la factura es el de los honorarios por la operación, ya que los otros dos conceptos serían exentos al considerarse suplidos.

En la aplicación registraremos la nota de compra y factura de la siguiente manera:

Este sería el albarán con los conceptos y sólo habría que registrar la factura. En este caso hemos creado artículos no inventariables, un artículo para los honorarios del Agente de Aduana y otro artículo para los suplidos correspondientes a los otros dos conceptos que aparecen, en ambos artículos habría que indicar las cuentas correspondientes a los conceptos.

Otra forma de registrarlo sería hacer una factura de servicios correspondiente a los honorarios y en otros importes utilizar un código para suplidos, indicando en el nombre de otros importes el concepto «Derechos Arancelarios» y el «IVA de la importación» que están exentos de IVA.

Factura de aduana

Esta factura nos la tiene que proporcionar el agente de aduana.

En la aplicación registraremos la factura de aduana como una factura de servicios usando un medio de pago específico para liquidar suplidos, ya que realmente debemos el importe de la aduana al Agente de Aduanas, con lo que esta factura no estaría pendiente de pago.

En la pestaña de Información fiscal se deber usar la opción Editar para incluir el nombre, país y NIF del proveedor correspondiente a la factura de importación.

En la factura utilizaremos un tratamiento de impuesto para «Importación DUA», los tipos de impuestos correspondientes a los impuestos de los productos y un tipo de impuesto no sujeto para restar la base imponible e incluir aranceles. Para más información consulte la documentación de Tratamientos de impuestos y si dispone de la contabilidad de Aliquo consulte Tratamiento de impuestos para España.

Una vez registrada la factura, se unificarán las bases imponibles de tipo NOSUJETO como se puede ver en la siguiente imagen:

Realizando estos pasos, habríamos completado el registro en la aplicación de todos los documentos y facturas derivadas de una importación con aduana.