Configuración de los parámetros

El TicketBAI requiere la configuración de los siguientes parámetros:

También, es necesario añadir el certificado a la empresa, debido a que es necesario para el envío de la información a TicketBAI.

Comprobaciones previas en la facturación

A la hora de realizar la facturación, es crucial asegurar una correcta identificación del cliente o proveedor, realizar las comprobaciones previas, así como cumplir con el Reglamento de facturación, dicho proceso no solo garantiza la validez de la factura, sino que también contribuye a la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales.

Realizar estas comprobaciones antes de registrar una factura no sólo ayuda a prevenir errores y posibles fraudes, sino que también facilita la gestión contable y fiscal de la empresa. Una facturación precisa y transparente es fundamental para mantener la confianza y la buena relación con clientes y proveedores.

Gestionar facturas

En las vistas de Gestionar facturas de servicio de clientes y Gestionar facturas de documentos de clientes, se deberá revisar la siguiente información antes de emitir la factura:

• En la vista general se deberá establecer el tipo de factura de venta correspondiente a la factura.
• En la pestaña de Bases imponibles (situada en la parte inferior de la pantalla), se debe revisar que el tratamiento de los impuestos de la factura corresponde con el tipo de operación fiscal que se ha realizado. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España.
• En la pestaña de Información fiscal (situada en la parte inferior de la pantalla), pulsar en la opción Editar para revisar la información fiscal del cliente/proveedor, sobre todo el Nombre, País, NIF y Tipo fiscal.
• En la pestaña General (situada en la parte superior de la pantalla) usando la opción Edición datos fiscales , deberá revisar la información fiscal, tipo de factura y descripción de la operación. El tipo de factura y descripción de la operación se establecerá por defecto en función del tratamiento del impuesto, consultar la documentación de tratamientos y tipos en la presentación.

Por último, deberá pulsar en la opción Gestionar factura para registrar la factura, momento en el que dicha factura se encadenará con la factura anterior y se enviará a la Haciendo Foral correspondiente, utilizando el certificado indicado en los parámetros.

Si después de este proceso, recibimos una notificación informando que la factura no ha sido posible enviarla, esto indicará que la factura se ha registrado correctamente en la aplicación, pero por algún problema en las comunicaciones, no se ha registrado en la Hacienda Foral. En este caso, se debe realizar el envío de forma manual siguiendo los pasos que se detallan a continuación:

1. Seleccione las facturas de reenviar en la lista de Facturas de clientes.
2. Pulse en la opción Reenvío a TicketBAI que se encuentra en Opciones y acciones para realizar el reenvío.

Seguridad de los procesos

Las opciones y consultas mencionadas en los puntos anteriores, deberán ser activadas por el Administrador para los grupos de usuarios a través de la seguridad, realizando los siguientes pasos:

1. Elegir la opción Configuración de la seguridad en Menú / Configuración / Configuración de la seguridad.
2. En la vista de Configurar la seguridad, seleccionar en Grupos el grupo de usuarios al que se desea establecer la seguridad.
3. Después en la pestaña de Procesos e informes, expandir Herramientas y activar la opción Procesos de gestión del TicketBAI.
4. Por último, pulsar en Guardar para actualizar la seguridad del grupo seleccionado.

Comunicaciones TicketBAI

Las comunicaciones realizadas con la Hacienda Foral para el envío de las facturas, quedan registradas en la tabla de Histórico de comunicaciones de la aplicación indicando como destino el TBAI. Dichas comunicaciones pueden ser consultadas usando la opción Ver histórico de comunicaciones del registro, desde Opciones y acciones / Opciones en la vista de la factura o en la lista de Facturas de clientes.

A continuación le dejamos un listado de validaciones:

• Diputación Álava: Listado de validaciones y errores del fichero de alta TicketBAI.
• Diputación Gipuzkoa: Listado de validaciones y errores del fichero de alta TicketBAI

Tratamientos de ventas

En Menú / Mantenimientos de tablas / Administración tenemos la opción Impuestos – Tratamientos para ver la lista y la ficha donde registrar las diferentes configuraciones en función del tipo de operación y el territorio de aplicación del impuesto (TAI).

(1) En TicketBAI si son operaciones en régimen de recargo de equivalencia, entonces se presentan utilizando la clave de régimen [51] Operaciones en régimen de Recargo de Equivalencia.

(2) La causa de exención se obtendrá de cada uno de los tipos de impuestos con porcentaje del 0% y motivo de exención.

Tratamientos de compras

En Menú / Mantenimientos de tablas / Administración tenemos la opción Impuestos – Tratamientos para ver la lista y la ficha donde registrar las diferentes configuraciones en función del tipo de operación y el territorio de aplicación del impuesto (TAI).

Tipos de identificación fiscal

La factura completa u ordinaria requiere la identificación fiscal de los clientes o proveedores, siendo necesario indicar el número de identificación fiscal, así como el tipo de identificación utilizado. La tabla Tipos de identificación fiscal podrá contener los siguientes tipos utilizados en la aplicación.

Transacciones de ventas

Las facturas expedidas deben incluir el tipo de transacción que determine el régimen especial o trascendencia de la factura, utilizando para ello los distintos tratamientos de ventas configurados. La tabla Impuestos – Transacciones de ventas podrá contener los siguientes tipos utilizados en la aplicación.

Transacciones de compras

Las facturas recibidas deben incluir el tipo de transacción que determine el régimen especial o trascendencia de la factura, utilizando para ello los distintos tratamientos de compras configurados. La tabla Impuestos – Transacciones de compras podrá contener los siguientes tipos utilizados en la aplicación.

Tipos de facturas de ventas

Las facturas de ventas deben identificar el tipo de factura expedida, utilizando alguno de los siguientes tipos utilizados por la aplicación y que estarán contenidos en la tabla Tipos de facturas de clientes.

Por defecto la aplicación establecerá los siguientes tipos en función de la información proporcionada en la factura.

Tipos de facturas de compras

Las facturas de compras deben identificar el tipo de factura recibida, utilizando alguno de los siguientes tipos utilizados por la aplicación y que estarán contenidos en la tabla Tipos de facturas de proveedores.

Por defecto la aplicación establecerá los siguientes tipos en función de la información proporcionada en la factura.

Tipos de impuestos

Los tipos de impuestos permiten identificar a la Agencia Tributaria a que tipo de impuesto corresponden los porcentajes que se están aplicando en la factura, para ello en la tabla Impuestos – Tratamientos debe establecerse alguno de los siguientes tipos utilizados por la aplicación.

Causa de exención de impuestos

Los tipos de impuestos exentos contenidos en la factura deberán especificar alguna de las distintas causas de exención, para ello en la tabla de Tipos de impuestos deberá establecerse alguno de los siguientes motivos de exención utilizados por la aplicación.

El sistema permitirá a las Haciendas Forales controlar los ingresos de las actividades económicas de las personas contribuyentes y, en particular, de aquellas actividades enmarcadas en sectores que realizan entregas de bienes o prestaciones de servicios a los consumidores finales, cobrados en gran medida en efectivo. Asimismo, dicha información se utilizará para facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

Normativas de las Haciendas Forales

Si bien el sistema TBAI es en sus fundamentos común a las tres Haciendas Forales, está regulado a través de disposiciones normativas propias de cada institución foral y representa además algunas singularidades territoriales:

• Álava
• Gipuzkoa
• Bizkaia

El sistema TBAI es un sistema de implantación progresivo y que dentro de cada Hacienda Foral tendrá un tiempo y forma determinada de aplicación.

Características y requisitos

Básicamente lo que TBAI hace es un encadenamiento de las facturas, que asimismo se firman electrónicamente, lo que impide su manipulación o borrado. Ello va a asegurar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos, en definitiva, que no se puedan manipular o borrar las facturas una vez emitidas a través de los diferentes dispositivos. Los registros deberán ser remitidos a las Haciendas Forales correspondientes cumpliendo la forma y plazos establecidos por cada una de ellas.

El software desde el que se emitan las facturas o los tickets debe estar certificado, ya sean ordenadores, cajas registradoras o TPVs. Además, generará la factura con todos los datos necesarios e incluirá en la representación un código identificativo TBAI y un código QR.   

A continuación se detallan los requisitos imprescindibles para la facturación:

• El software de facturación debe estar inscrito en el registro de empresas de TBAI de cada Hacienda, denominado software garante.
• Encadenamiento con la factura anterior, que contará con la serie, número de la factura, fecha de expedición y firma del fichero TBAI anterior.
• Generación de un XML que cumpla con el diseño y el contenido del esquema del formato TBAI, que será firmado electrónicamente y enviado a las Haciendas Forales.
• Certificado digital de la empresa de obligado tributario, necesario para firmar electrónicamente la información.

Por último, la generación de la imagen de la factura, también debe cumplir los siguientes requisitos:

• Las facturas pueden estar en formato digital o PDF para imprimir.
• Las facturas deben reflejar los impuestos que correspondan.
• Se debe incluir en la factura el código identificativo TBAI y el código QR de acuerdo a las especificaciones.
• El código identificativo TBAI formado por números y letras debe estar en una fuente similar al resto de la factura y ser totalmente visible.
• El código QR debe ser mayor o igual a 30x30mm y menor o igual a 40x40mm.
• El código identificativo TBAI se incluirá en una única línea y debajo se situará el código QR.
• En una orientación vertical, los códigos se ubicarán en la parte inferior de la factura.
• En una orientación horizontal, los códigos se ubicarán en la parte inferior-derecha de la factura.

Ejemplo de imagen de pie de factura: