Se pone a disposición de los usuarios la declaraciones responsables de Aliquo Software, realizada hasta el momento, para el acceso de los usuarios.

Software autocertificado

Debido a que la AEAT no dispone de una homologación concreta para los SIF, se ha realizado auditoria y peritaje externo, por empresa certificada, para asegurar el cumplimiento de las normativas en España, así como las posibles modificaciones de las mismas.

Para configurar el tipo de SIF es necesario seleccionarlo en la opción Configuración del menú Ley Antifraude. Este asistente mostrará las diferentes opciones de funcionalidad, teniendo que indicar la correspondiente, según la legislación que afecte a su empresa.

Es importante indicar que esta configuración se realizará por cada ejercicio fiscal que se configure en la empresa.

Características y requisitos

El SIF realiza un encadenamiento de las facturas emitidas, lo que impide su manipulación o borrado. Ello va a asegurar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos, en definitiva, detectar manipulaciones o eliminaciones de las facturas una vez emitidas. Los registros deberán ser remitidos a la AEAT cumpliendo la forma y plazos establecidos.

El software desde el que se emitan las facturas completas o las facturas simplificadas (tickets) debe estar autocertificado, ya sean ordenadores, cajas registradoras o TPVs. Además, generará la factura con todos los datos necesarios e incluirá en la representación un código identificativo QR.

A continuación se detallan los requisitos:

• Declaración responsable, certificando que el SIF cumple con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos y que cumple las especificaciones aprobadas por la Orden Ministerial.
• Encadenamiento con la factura anterior, que contará con información de la factura precedente para realizar la concatenación entre facturas.
• Generación de registro de facturación (XML) que cumpla con el diseño y el contenido del esquema del formato Veri*Factu que será validado y enviado a la AEAT.
• Certificado digital de la empresa del Obligado a Emitir Facturas (OEF), necesario para certificar el origen en el envío a la AEAT.

Código QR

Todas las empresa, que no estén exentas del envío de Veri*Factu, deben incorporar, de manera obligatoria, un código QR en la cabecera de la factura, también debe cumplir los requisitos especificados en el Detalle de las especificaciones técnicas del código «QR» de la factura y de la «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, documento facilitado por la AEAT, como resumen:

• El código QR debe ser mayor o igual a 30x30mm y menor o igual a 40x40mm.
• El contenido que debe tener es la URL de servicio de cotejo e información de la AEAT.
• El código QR tiene que tener la ubicación y representación establecida por la AEAT:
  • Contraste de colores entre el código QR y el fondo, el QR tiene que tener una buena resolución para asegurar la legibilidad.
  • Mantener 2mm de espacio vacío (en blanco) alrededor de los cuatro lados del QR, se recomiendan 6mm.
  • Será el primer QR que aparezca en la factura.
  • Si la factura tiene varias páginas sólo aparecerá en la primera página.
  • Si la factura es vertical y anchura de 57mm, se situará próximo al margen superior, preferiblemente centrado respecto al margen izquierdo y derecho (o sino hacia el margen izquierdo superior).
  • Si la factura es horizontal y anchura de 140mm, se situará a la izquierda, cercana al margen izquierdo superior (o si no centrada respecto a los márgenes superior e inferior).
  • En las facturas vertical, tamaño DIN A4, pudiendo situarse en la parte izquierda, centro o derecha de la parte superior de la factura, compartiendo espacio con la información de cabecera de la empresa.
  • En las facturas horizontales, tamaño DIN A4, se situará en la parte superior izquierda del documento.
  • El código QR debe llevar dos textos obligatorios, uno en la parte superior del código «QR tributario:» y otro en la parte inferior del código del cual dan dos opciones o poner «VERI*FACTU», o bien, «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Los textos tanto superior como inferior deben de estar centrados respecto al código QR y el tamaño de la letra tiene que ser como el resto de la factura o más grande para que sea legible.

Ejemplo de imagen QR, facilitado por la AEAT, de cómo tiene que ir incorporado en la factura:

Validación certificado

Para comprobar si el certificado electrónico es válido para el sistema Veri*Factu de la Agencia Tributaria (AEAT), debes realizar una serie de comprobaciones técnicas. Veri*Factu no requiere un certificado «especial», sino un Certificado de Firma Electrónica estándar que cumpla con los requisitos de la sede electrónica.

1. Comprobación de la Autoridad de Certificación (CA)

El certificado debe haber sido emitido por un prestador de servicios de confianza reconocido por el Ministerio de Asuntos Económicos. Los más comunes son:

• FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
• Camerfirma.
• DNIe (DNI electrónico).
• Entidades privadas autorizadas.

2. Uso del portal VALIDE

La forma más sencilla y oficial de saber si un certificado es válido y está activo (no revocado) es utilizar la plataforma VALIDE del Gobierno de España.

• Accede a la web de VALIDE.
• Selecciona la opción «Validar Certificado».
• Pulsa en «Seleccionar Certificado» y elígelo de tu almacén de claves.
• Introduce el código de seguridad (Captcha) y haz clic en Validar.
• El sistema le indicará si el certificado es válido, si ha caducado o si ha sido revocado.

3. Requisitos específicos para Veri*Factu

Para que el envío de facturas a través de Veri*Factu sea exitoso, el certificado debe cumplir lo siguiente:

• Vigencia: No debe estar caducado en el momento del envío.
• Ámbito: Puede ser de Persona Física (autónomos) o de Representante de Persona Jurídica (sociedades).
• Certificados de Sello Electrónico: Veri*Factu permite el uso de «Sellos de Empresa», que son certificados vinculados a un NIF pero no a una persona física concreta, ideales para procesos automatizados de facturación masiva.

¿Para qué sirve el Reglamento de Facturación?

1. Obligación de Facturar: Establece que todos los empresarios y profesionales deben emitir facturas por las operaciones que realicen.
2. Contenido de la Factura: Define los elementos que deben incluirse en una factura, como la identificación del emisor y receptor, la descripción de los bienes o servicios, y el importe total.
3. Facturas Simplificadas: Permite la emisión de facturas simplificadas en ciertos casos, facilitando el proceso para operaciones de menor cuantía.
4. Plazos de Expedición y Conservación: Establece los plazos para la emisión y envío de facturas, así como la obligación de conservarlas durante un periodo determinado.
5. Seguridad Jurídica: Contribuye a la seguridad jurídica de las transacciones económicas, asegurando que las facturas cumplan con los requisitos legales y puedan ser utilizadas como justificantes fiscales.

Comprobaciones previas en la facturación

A la hora de realizar la facturación, es crucial asegurar una correcta identificación del cliente o proveedor. Este proceso no solo garantiza la validez de la factura, sino que también contribuye a la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales. A continuación, se detallan los pasos y comprobaciones esenciales antes de registrar una factura:

1. Verificación de Datos:
   • Nombre o Razón Social: Asegúrate de que el nombre o razón social del cliente o proveedor esté correctamente escrito y coincida con los registros oficiales.
   • Número de Identificación Fiscal (NIF): Comprueba que el NIF proporcionado sea válido y esté correctamente asociado al cliente o proveedor.
2. Dirección Completa:
   • Verifica que la dirección postal esté completa y correcta, incluyendo calle, número, código postal, ciudad y país.
3. Detalles de Contacto:
   • Asegúrate de tener los datos de contacto actualizados, como el número de teléfono y correo electrónico, para cualquier comunicación necesaria.
4. Revisión de Condiciones Comerciales:
   • Confirma las condiciones acordadas, como precios, descuentos, plazos de pago y términos de entrega, para evitar discrepancias futuras.
5. Comprobación de Documentación:
   • Revisa que todos los documentos relacionados, como pedidos, albaranes o contratos, estén en orden y coincidan con la información de la factura.
6. Validación de IVA:
   • Verifica que la aplicación del IVA sea correcta según la normativa vigente y que se refleje adecuadamente en la factura.

Realizar estas comprobaciones antes de registrar una factura no sólo ayuda a prevenir errores y posibles fraudes, sino que también facilita la gestión contable y fiscal de la empresa. Una facturación precisa y transparente es fundamental para mantener la confianza y la buena relación con clientes y proveedores.

En base a esta información, se deberían revisar los siguientes puntos en el momento de registrar las facturas en Aliquo:

• Se deberá comprobar la correcta asignación del cliente o proveedor correspondiente a la factura, así como revisar en la pestaña de Información fiscal (situada en la parte inferior de la pantalla) la identificación fiscal de dicho cliente o proveedor (Nombre, Dirección, País, NIF y Tipo fiscal).
• Se deberá establecer el tipo de factura de venta o el tipo de factura de compra correspondiente a la factura.
• Se deberán comprobar las condiciones de pagos acordadas, revisando el medio y término de pago que se aplicará a la factura.
• En la pestaña de Bases imponibles (situada en la parte inferior de la pantalla), se debe revisar que el tratamiento de los impuestos de la factura corresponde con el tipo de operación fiscal que se ha realizado, así como los diferentes tipos y porcentajes de impuestos aplicados. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España y tipos de información tributaria.

Identificación fiscal del cliente o proveedor

En la ficha de Clientes y Proveedores se debe establecer la información fiscal correspondiente, como Nombre o razón social, Dirección fiscal, País, NIF y Tipo fiscal.

En el momento de registrar la información fiscal se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Si se indica un Tipo fiscal, debe coincidir con los Tipos fiscales para España.
• Si se indica un NIF, entonces deberá establecerse el Nombre, Tipo fiscal y un País, además el país deberá contener el código ISO Alfa2 correspondiente.
• Si se indica un NIF y el país del cliente/proveedor es España, entonces el NIF no debe incluir el código ISO del país y se procederá a su validación.
• Si se indica un NIF y el país del cliente/proveedor no es España, entonces el NIF deberá incluir el código ISO del país delante del número y se validará el formato del NIF en base al país.

Excepciones de identificación fiscal

En el caso de Grecia (GR), el NIF debe empezar por «EL».
En el caso de operaciones intracomunitarias de bienes con Irlanda del Norte, se permite utilizar NIF-IVA, aunque el NIF debe comenzar por «XI». Consultar para más información Agencia Tributaria: Consecuencias del BREXIT en el IVA a partir del 1 de enero de 2021 – Entregas de bienes.
En el caso de empresas extranjeras con domicilio fiscal en el extranjero, pero con un NIF español para «personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de la nacionalidad española» (comienzan por N). En este caso, el país será extranjero, pero el NIF deberá comenzar por «ES» seguido del NIF «N….», es decir, «ESN….».

También se puede establecer en la pestaña de Facturación y cobros/pagos el tratamiento de impuestos que se utilizará por defecto en las facturas. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España.

Extracto reglamento de facturación

A continuación, detallamos algunos de los puntos que consideramos más relevantes del reglamento de facturación, recomendando consultar El Reglamento de facturación – BOE-A-2012-14696 Real Decreto 1619/2012 para obtener la información completa, así como la información relativa a Obligaciones en materia de facturación en la Agencia Tributaria.

Obligación de documentación de las operaciones

Artículo 1. Obligación de expedir, entregar y conservar justificantes de las operaciones. (Pág. 9)

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como conservar copia o matriz de los mismos. Al mismo tiempo están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

I.- Supuestos de expedición de factura

Artículo 2. Obligación de expedir factura. (Págs. 9 y 10)

1.- De acuerdo con el artículo 164.Uno.3º. de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del impuesto, en los términos establecidos en este Reglamento y sin más excepciones que las previstas en él.

También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios por las que deba asimismo cumplirse esta obligación conforme al párrafo anterior, a excepción de las entregas de bienes exentas del impuesto sobre el Valor Añadido por aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley del impuesto.

Artículo 4. Facturas simplificadas. (Pág. 11)

1. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de factura simplificada y copia de esta en cualquiera de los siguientes supuestos:

1. Cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido.
2. Cuando debe expedirse una factura rectificativa.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada y copia de ésta cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las operaciones que se describen en el reglamento.

Artículo 5. Cumplimiento de la obligación de expedir factura por el destinatario o por un tercero. (Pág. 12).

1. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los destinatarios de las operaciones o por terceros.

En el caso de las personas y entidades a que se refiere el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, que hayan optado por el cumplimiento de la obligación de expedir factura por los destinatarios de las operaciones o por terceros, deberán presentar una declaración censal comunicando dicha opción, la fecha a partir de la cual la ejercen y, en su caso, la renuncia a la misma y la fecha de efecto.

2. La obligación a que se refiere el artículo 2 podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros, habrán de cumplirse los siguientes requisitos:

1. Acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones y en él deberán especificarse aquéllas a las que se refiera.
2. Las facturas expedidas deberán ser aceptadas por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.
3. El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
4. Serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.

II.- Requisitos de las facturas

Artículo 6. Contenido de la factura. (Pág. 13, 14)

1. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie serán correlativas.
   Será obligatoria la expedición en series específicas de las facturas siguientes:
   • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
   • Las rectificativas.
   • Otros casos contemplados en el reglamento.
2. Fecha de su expedición
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
7. El tipo impositivo o tipos impositivos.
8. La cuota tributaria.
9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones.
10. En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre.

2. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura.

Artículo 7. Contenido de las facturas simplificadas. (Pág.15)

1. Las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie será correlativa.
   Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen:
   • Cuando cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
   • Realizar operaciones de distinta naturaleza.
   • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o que se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea una fecha distinta a la de expedición de la factura.
4. NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a su expedición.
5. Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.
6. Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión “IVA incluido”.
7. Contraprestación total.
8. Facturas rectificativas, referencia factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

2. Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

1. Número de Identificación Fiscal, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.
2. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

Artículo 8. Medios de expedición de las facturas (Pág. 16)

1. Se podrán expedir por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, garantizando la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

2. Garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

Artículo 9. Factura electrónica (Pág. 16)

1. Se debe ajustar al reglamento de facturación y ser expedida en formato electrónico.

2. El destinatario debe dar consentimiento para que se expida en este formato.

Artículo 10. Autenticidad e integridad de la factura electrónica (Pág. 16)

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

• Mediante una firma electrónica avanzada.
• Mediante un intercambio electrónica de datos (EDI).
• Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Artículo 11. Plazo para la expedición de las facturas (Pág. 17)

1. Deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.

2. En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Artículo 12. Moneda y lengua en que se podrán expresar y expedir las facturas (Pág. 17)

1. Podrán expresarse en cualquier moneda, con la condición que el impuesto que se repercuta se exprese en euros, utilizando el tipo de cambio correspondiente.

2. Las facturas podrán ser expedidas en cualquier lengua. La Administración tributaria, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España.

Artículo 15. Facturas rectificativas (Pág. 18)

1. Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 ó 7.

2. Será obligatoria en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.

3. Deberá efectuarse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que, conforme a los apartados anteriores, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto.

4. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. Cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, así como en los demás casos en que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, no será necesaria la identificación de las facturas, bastando la determinación del periodo a que se refieren.

5.- La factura rectificativa deberá cumplir los requisitos que se exponen en los artículos 6 o 7.

Validaciones Sistemas Informáticos de Facturación

La AEAT ha pues ha disposición del público documento de preguntas frecuentes para poder consultar las preguntas más habituales.

También ha facilitado un documento de validaciones y errores para las comprobaciones de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).

Exportación de la factura

Para generar la factura electrónica en Aliquo, disponemos de la opción Exportación FACe en la lista de Facturas de clientes, aunque antes debemos haber configurado correctamente la información correspondiente.

En el momento de la generación del fichero se solicitará el certificado para firmar digitalmente. La firma digital se realizará seleccionando los certificados instalados en el ordenador desde donde se exporta el fichero XML.

En caso de no disponer del certificado para la firma o de cancelar el proceso de firma, se generará un fichero con toda la estructura de la factura, debiendo firmarse posteriormente desde la propia página de FACe o mediante programas externos.

Configuración de FACe

Antes de realizar la generación de la exportación, es necesario configurar una serie de información relativa a la factura (información del cliente, tipos de impuestos, medio de pago, etc.) que se explicarán en los siguientes apartados.

Información del cliente

En la tabla Direcciones asociadas, de la ficha del Cliente, debemos incluir una dirección y rellenar los siguientes datos.

En la parte superior se indicará el Nombre y en la pestaña General debemos rellenar Dirección de facturación y rellenar Dirección, Código postal, Población, Provincia, País y marcar la casilla de Dirección facturación.

También en la pestaña de FACe, debemos rellenar los campos Oficina contable, Órgano gestor, Unidad tramitadora y Órgano proponente, cuya información nos las proporcionara la Administración Pública a la que debemos remitir la factura.

Información complementaria fichero XML

La función de exportar a FACe utiliza la información que tiene almacenada la empresa para grabarla en un fichero con formato XML, siendo necesario indicar en su interior una serie de datos con una codificación muy concreta, para que la exportación y posterior importación sea correcta.

En Aliquo tiene actualmente la codificación para la exportación de las tablas:

• Medios de pago
• Tipos de impuestos
• Impuestos – Retenciones
• Unidades físicas

En cada una de las tablas anteriores existe una pestaña Varios donde se ha incluido el campo Relación FACe.

Sólo es necesario rellenar los datos que la empresa utiliza habitualmente, es decir, si la empresa no utiliza el medio de pago «Pagaré», no es necesario rellenarlo puesto que nunca va a ser solicitado. En cualquier caso, si se necesita algún dato concreto y no esta especificado, la aplicación avisará para que sea cumplimentado.

Validador y visualizador de facturas

El Gobierno de España ha puesto a disposición un validador y visualizador de facturas de los ficheros XML generados.

Esta herramienta del FACe permite previsualizar y comprobar toda la información contenida en el fichero, ya sea firmado o no.

Configuración de los parámetros

El SII requiere la configuración de los siguientes parámetros:

Comprobaciones previas en la facturación

A la hora de realizar la facturación, es crucial asegurar una correcta identificación del cliente o proveedor, realizar las comprobaciones previas, así como cumplir con el Reglamento de facturación, dicho proceso no solo garantiza la validez de la factura, sino que también contribuye a la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales.

Realizar estas comprobaciones antes de registrar una factura no sólo ayuda a prevenir errores y posibles fraudes, sino que también facilita la gestión contable y fiscal de la empresa. Una facturación precisa y transparente es fundamental para mantener la confianza y la buena relación con clientes y proveedores.

Gestionar facturas

En las vistas de Gestionar facturas de servicio de clientes/proveedores y Gestionar facturas de documentos de clientes/proveedores, se deberá revisar la siguiente información antes de emitir o registrar la factura:

• En la vista general se deberá establecer el tipo de factura de venta o el tipo de factura de compra correspondiente a la factura.
• En la pestaña de Bases imponibles (situada en la parte inferior de la pantalla), se debe revisar que el tratamiento de los impuestos de la factura corresponde con el tipo de operación fiscal que se ha realizado. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España.
• En la pestaña de Información fiscal (situada en la parte inferior de la pantalla), pulsar en la opción Editar para revisar la información fiscal del cliente/proveedor, sobre todo el Nombre, País, NIF y Tipo fiscal.
• En la pestaña General (situada en la parte superior de la pantalla) usando la opción Edición datos tributarios, se deberá complementar la información tributaria como la descripción de la operación. Además, en el caso de facturas de proveedores dispone de la Fecha de registro que indicará la fecha de presentación en el SII, por defecto contiene la fecha con la cual se registra la factura en la aplicación.

Por último, deberá pulsar en la opción Gestionar factura para registrar la factura, quedando pendiente el envío de la factura a la AEAT.

El envío de la factura debe realizarse de forma manual usando la opción Envío de facturas situada en la pestaña de Opciones y acciones de la parte superior, teniendo en cuenta los plazos de envío para no incurrir en posibles sanciones. En el momento del envío, se solicitará seleccionar el certificado de la empresa para firmar la información a enviar a la AEAT.

Si en el momento del envío, recibimos una notificación informando que la factura no ha sido posible enviarla o alguna otra advertencia, entonces se podrán utilizar las opciones que se mencionan a continuación para editar y volver a enviar dicha factura.

En la vista de la factura, en la lista de Facturas de clientes/proveedores y en la vista de Imprimir o enviar facturas de clientes/proveedores, en la pestaña de Opciones y acciones se incluyen las siguientes opciones:

• Consultar factura, permite consultar el estado de la factura presentada en en SII.
• Editar datos, permite editar los datos tributarios de la factura para el SII.
• Envío de facturas, permite enviar la factura al SII.
• Anular factura, permite anular la factura en el SII, solo está disponible para factura de proveedores.

Si queremos comprobar qué facturas tenemos pendientes de enviar al SII podremos comprobarlo usando el filtro SII Pendientes de envío en la lista Facturas de clientes/proveedores y nos saldrán en pantalla todas las facturas que no han sido enviadas al SII.

Seguridad de los procesos

Las opciones y consultas mencionadas en los puntos anteriores, deberán ser activadas por el Administrador para los grupos de usuarios a través de la seguridad, realizando los siguientes pasos:

1. Elegir la opción Configuración de la seguridad en Menú / Configuración / Configuración de la seguridad.
2. En la vista de Configurar la seguridad, seleccionar en Grupos el grupo de usuarios al que se desea establecer la seguridad.
3. Después en la pestaña de Procesos e informes, expandir Herramientas y activar la opción Procesos de gestión del SII.
4. Por último, pulsar en Guardar para actualizar la seguridad del grupo seleccionado.

Comunicaciones SII

Las comunicaciones realizadas con la AEAT para el envío de las facturas al SII, quedan registradas en la tabla de Histórico de comunicaciones de la aplicación indicando como destino SII. Dichas comunicaciones pueden ser consultadas usando la opción Ver histórico de comunicaciones del registro, desde Opciones y acciones / Opciones en la vista de la factura o en la lista de Facturas de clientes/proveedores.

Configuración de los parámetros

El TicketBAI requiere la configuración de los siguientes parámetros:

También, es necesario añadir el certificado a la empresa, debido a que es necesario para el envío de la información a TicketBAI.

Comprobaciones previas en la facturación

A la hora de realizar la facturación, es crucial asegurar una correcta identificación del cliente o proveedor, realizar las comprobaciones previas, así como cumplir con el Reglamento de facturación, dicho proceso no solo garantiza la validez de la factura, sino que también contribuye a la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales.

Realizar estas comprobaciones antes de registrar una factura no sólo ayuda a prevenir errores y posibles fraudes, sino que también facilita la gestión contable y fiscal de la empresa. Una facturación precisa y transparente es fundamental para mantener la confianza y la buena relación con clientes y proveedores.

Gestionar facturas

En las vistas de Gestionar facturas de servicio de clientes y Gestionar facturas de documentos de clientes, se deberá revisar la siguiente información antes de emitir la factura:

• En la vista general se deberá establecer el tipo de factura de venta correspondiente a la factura.
• En la pestaña de Bases imponibles (situada en la parte inferior de la pantalla), se debe revisar que el tratamiento de los impuestos de la factura corresponde con el tipo de operación fiscal que se ha realizado. Consultar la documentación de tratamientos de impuestos para España.
• En la pestaña de Información fiscal (situada en la parte inferior de la pantalla), pulsar en la opción Editar para revisar la información fiscal del cliente/proveedor, sobre todo el Nombre, País, NIF y Tipo fiscal.
• En la pestaña General (situada en la parte superior de la pantalla) usando la opción Edición datos fiscales , deberá revisar la información fiscal, tipo de factura y descripción de la operación. El tipo de factura y descripción de la operación se establecerá por defecto en función del tratamiento del impuesto, consultar la documentación de tratamientos y tipos en la presentación.

Por último, deberá pulsar en la opción Gestionar factura para registrar la factura, momento en el que dicha factura se encadenará con la factura anterior y se enviará a la Haciendo Foral correspondiente, utilizando el certificado indicado en los parámetros.

Si después de este proceso, recibimos una notificación informando que la factura no ha sido posible enviarla, esto indicará que la factura se ha registrado correctamente en la aplicación, pero por algún problema en las comunicaciones, no se ha registrado en la Hacienda Foral. En este caso, se debe realizar el envío de forma manual siguiendo los pasos que se detallan a continuación:

1. Seleccione las facturas de reenviar en la lista de Facturas de clientes.
2. Pulse en la opción Reenvío a TicketBAI que se encuentra en Opciones y acciones para realizar el reenvío.

Seguridad de los procesos

Las opciones y consultas mencionadas en los puntos anteriores, deberán ser activadas por el Administrador para los grupos de usuarios a través de la seguridad, realizando los siguientes pasos:

1. Elegir la opción Configuración de la seguridad en Menú / Configuración / Configuración de la seguridad.
2. En la vista de Configurar la seguridad, seleccionar en Grupos el grupo de usuarios al que se desea establecer la seguridad.
3. Después en la pestaña de Procesos e informes, expandir Herramientas y activar la opción Procesos de gestión del TicketBAI.
4. Por último, pulsar en Guardar para actualizar la seguridad del grupo seleccionado.

Comunicaciones TicketBAI

Las comunicaciones realizadas con la Hacienda Foral para el envío de las facturas, quedan registradas en la tabla de Histórico de comunicaciones de la aplicación indicando como destino el TBAI. Dichas comunicaciones pueden ser consultadas usando la opción Ver histórico de comunicaciones del registro, desde Opciones y acciones / Opciones en la vista de la factura o en la lista de Facturas de clientes.

A continuación le dejamos un listado de validaciones:

• Diputación Álava: Listado de validaciones y errores del fichero de alta TicketBAI.
• Diputación Gipuzkoa: Listado de validaciones y errores del fichero de alta TicketBAI

Consultar Agencia Tributaria: Modelo 115. Retenciones e ingresos a cuenta para más información.

¿Quién está obligado a presentar el modelo 115?

Todas las entidades o personas físicas que pagan alquileres de locales, oficinas o naves para el desarrollo de su actividad, siempre que se trate de inmuebles urbanos.

También debemos de incluir en el modelo los alquileres de plazas de garaje, para ello debemos comunicar nuestra condición de profesionales o empresarios al arrendador y aplicar la retención en los pagos del alquiler.

El modelo no se debe presentar en las siguientes circunstancias:

• Alquiler de parcelas rústicas.
• El alquiler no supera los 900 €/año con el mismo arrendador.
• Si el arrendador se dedica exclusivamente a alquiler de inmuebles y nos entrega un certificado de exención por parte de la Agencia Tributaria al estar incluido en las Sociedades Anónimas Cotizadas de Inversión Inmobiliaria.
• Los arrendamientos financieros o leasing.
• Alquileres de viviendas que la empresa paga a sus empleados.

¿Cuándo hay que presentar el modelo 115?

Los plazos de presentación del modelo dependerán del tipo de periodo impositivo del autónomo o empresa:

• La declaración mensual, se debe presentar del 1 al 20 del mes siguiente.
• La declaración trimestral, se presentará del 1 al 20 en el mes después de la finalización del trimestre.

Si se quiere domiciliar el pago, el plazo terminará 5 días antes de las fechas anteriores.

Generar modelo 115

Desde Inicio / Contabilidad / Modelos deberá elegir la opción de Modelo 115 para abrir el asistente de la presentación del modelo, donde debemos indicar el ejercicio y periodo que queremos liquidar. Consultar los parámetros y retenciones para la configuración del modelo.

Una vez finalizado el asistente nos aparecerá la pantalla del Modelo 115 con la información correspondiente a la presentación del ejercicio y periodo indicado.

En la pantalla del Modelo 115 encontraremos la información dividida en las siguientes secciones:

Por último en la barra de herramientas nos encontramos con las siguientes opciones:

Configuración de parámetros

A continuación detallaremos los diferentes parámetros que podemos utilizar para la generación del modelo. Para definir los parámetros usaremos la opción de Parametrización de la empresa desde Menú / Configuración, que nos mostrará la lista de los parámetros personalizados para la empresa y donde podremos añadirlos o modificarlos.

Configuración de retenciones

En Menú / Mantenimiento de tablas / Administración tenemos la opción de Impuestos – Retenciones para acceder a la lista y ficha, donde configurar los distintos tipos de retención que utilizaremos.

Una vez en la ficha de la retención deberemos ir a la pestaña de Agencia Tributaria y establecer en Retenciones por alquileres de la sección Modelo 115, el tipo de retención correspondiente.

A menos que el IRPF practicado sea cero, es una declaración obligatoria que debe presentarse a la Agencia Tributaria.

Consultar Agencia Tributaria: Modelo 111. Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas… para más información.

¿Quién está obligado a presentar el modelo 111?

Deben presentar el modelo 111 los autónomos y empresas que hayan aplicado retenciones en:

• Rendimientos de trabajo: nóminas de empleados, finiquitos, …
• Rendimientos actividades económicas: profesionales, agrícolas, ganaderas y forestales o actividades empresariales que se calculan a partir del método de estimación objetiva (que se declaren por módulos).
• Rendimientos por propiedad intelectual, industrial, derechos de imagen…
• Premios de participación en juegos, rifas o concursos.
• Ganancias patrimoniales por aprovechamiento forestal en montes públicos.

Además, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• No es obligatorio presentar el modelo 111 si existen facturas recibidas de profesionales sin retención de IRPF.
• Es obligatorio presentar este modelo en caso de tener trabajadores con IRPF cero.

¿Cuándo hay que presentar el modelo 111?

Los plazos de presentación del modelo dependerán del tipo de periodo impositivo del autónomo o empresa:

• La declaración mensual, se debe presentar del 1 al 20 del mes siguiente.
• La declaración trimestral, se presentará del 1 al 20 en el mes después de la finalización del trimestre.

Si se quiere domiciliar el pago, el plazo terminará 5 días antes de las fechas anteriores.

Generar modelo 111

Desde Inicio / Contabilidad / Modelos deberá elegir la opción de Modelo 111 para abrir el asistente de la presentación del modelo, donde debemos indicar el ejercicio y periodo que queremos informar. Consultar los parámetros y retenciones para la configuración del modelo.

Una vez finalizado el asistente nos aparecerá la pantalla del Modelo 111 con la información correspondiente a la presentación del ejercicio y periodo indicado.

En la pantalla del Modelo 111 encontraremos la información dividida en las siguientes secciones:

Por último, en la barra de herramientas nos encontramos con las siguientes opciones:

Configuración de parámetros

A continuación detallaremos los diferentes parámetros que podemos utilizar para la generación del modelo. Para definir los parámetros usaremos la opción de Parametrización de la empresa desde Menú / Configuración, que nos mostrará la lista de los parámetros personalizados para la empresa y donde podremos añadirlos o modificarlos.

Configuración de retenciones

En Menú / Mantenimiento de tablas / Administración tenemos la opción de Impuestos – Retenciones para acceder a la lista y ficha, donde configurar los distintos tipos de retención que utilizaremos.

Una vez en la ficha de la retención deberemos ir a la pestaña de Agencia Tributaria y establecer en Rendimiento de actividades económicas de la sección Modelo 111, el tipo de rendimiento correspondiente.

La presentación del Modelo 349, es obligatorio para autónomos o sociedades que realizan operaciones intracomunitarias, sin importar el régimen de IVA por el que se tribute e independientemente de la cuantía. Para poder realizar operaciones intracomunitarias, se debe estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios.

Consultar Agencia Tributaria: Modelo 349. Declaración Informativa. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. para más información.

¿Cuándo hay que presentar el modelo 349?

Los plazos de presentación del modelo dependerán del tipo de periodo impositivo del autónomo o empresa:

• La declaración mensual, se debe presentar del 1 al 20 del mes siguiente, salvo la declaración de diciembre que se presentará del 1 al 30 de enero.
• La declaración trimestral, se presentará del 1 al 20 en el mes después de la finalización del trimestre, salvo el cuarto trimestre que se presentará del 1 al 30 de enero.

Si se quiere domiciliar el pago, el plazo terminará 5 días antes de las fechas anteriores.

Generar modelo 349

Desde Inicio / Contabilidad / Modelos deberá elegir la opción de Modelo 349 para abrir el asistente de la presentación del modelo, donde debemos indicar el ejercicio y periodo que queremos informar. Consultar los parámetros para la configuración del modelo.

Una vez finalizado el asistente nos aparecerá la pantalla del Modelo 349 con la información correspondiente a la presentación del ejercicio y periodo indicado.

En la pantalla del Modelo 349 encontraremos la información dividida en las siguientes secciones:

Por último, en la barra de herramientas nos encontramos con las siguientes opciones:

Configuración de parámetros

A continuación detallaremos los diferentes parámetros que podemos utilizar para la generación del modelo. Para definir los parámetros usaremos la opción de Parametrización de la empresa desde Menú / Configuración, que nos mostrará la lista de los parámetros personalizados para la empresa y donde podremos añadirlos o modificarlos.

Pese a que es una declaración informativa, es de obligada presentación para cualquier profesional o empresa que desarrolle una actividad sujeta a IVA, independientemente del resultado de la declaración, a excepción de aquellos que se encuentren exonerados de la presentación según la AEAT.

Consultar Agencia Tributaria: Modelo 390. IVA. Declaración Resumen Anual para más información.

¿Cuándo hay que presentar el modelo 390?

El plazo de presentación del modelo 390, es del 1 al 30 de enero del año siguiente al ejercicio.

Generar modelo 390

Desde Inicio / Contabilidad / Modelos deberá elegir la opción de Modelo 390 para abrir el asistente de la presentación del modelo donde debemos indicar el ejercicio que queremos informar. Consultar los parámetros para la configuración del modelo.

Una vez finalizado el asistente nos aparecerá la pantalla del Modelo 390 con la información correspondiente al resumen de IVA del ejercicio indicado.

En la pantalla del Modelo 390 encontraremos la información dividida en las siguientes secciones:

Por último, en la barra de herramientas nos encontramos con las siguientes opciones:

Configuración de parámetros

A continuación detallaremos los diferentes parámetros que podemos utilizar para la generación del modelo. Para definir los parámetros usaremos la opción de Parametrización de la empresa desde Menú / Configuración, que nos mostrará la lista de los parámetros personalizados para la empresa y donde podremos añadirlos o modificarlos.